ÜNİKYS - Doküman Yönetimi: Doküman Talebi Bilgi
Notu
(Birimler için)Doküman talebi nasıl oluşturulur?a) Doküman talepleri, ÜNİKYS Doküman Yönetimi modülü (DYM)
üzerinden gerçekleştirilir.
b) Doküman talepleri oluşturulurken KALİTE GÜVENCE SİSTEMİ sayfası
kurum içi mevzuatlar başlığıı içinde yer alan ODÜ DÖKÜMAN KONTROLÜ
VE KAYIT YÖNETİMİ PROSEDÜRÜ’ne uygunluk gözetilmelidir.
c) Prosedür gereğince DYM üzerinde doküman türleri: politikalar, organizasyon
şemaları, prosedürler (usul esas, yönergeler), genelgeler, talimatlar, iş akışları,
formlar, listeler, planlar, rehber/kılavuzlar vb. birçok form olarak
tanımlanmıştır.
d) Doküman talep işlemleri; ekleme, güncelleme veya iptal türünde olmalıdır.
e) Doküman talepleri, birimdeki kalite sorumlusu veya (süreç yöneticisi) birim
yöneticisi tarafından sistem üzerinden gerçekleştirilir.
f) Her bir doküman talebi sadece bir doküman değişikliğini kapsamaktadır. Bir
taleple birden fazla doküman değişikliği gerçekleştirilmez.
g) Doküman talebinde gerekçe ve öneri alanları doldurulurken anlaşılır ve net
ifadeler kullanılmalıdır.
h) Doküman Yönetimi >> Doküman Talepleri menüsü üzerinden, “Doküman
Talebi Oluştur” butonu tıklanır. Açılan formda ilgili alanlar uygun şekilde
doldurularak doküman talebi oluşturulur. Doküman talebi hatasız/eksiksiz
olarak oluşturulduğunda “Onay Bekliyor” durumu ile kaydedilir.
i) Birim tarafından oluşturulan tüm doküman talepleri ilgili sayfada
listelenmektedir. Doküman talepleri sayfasından talep durumları takip
edilebilmektedir.
j) Oluşturulan doküman talebi öncelikle birim yönetici tarafından
onaylanmalıdır. Doküman talebi, birim sorumlusunun onayından sonra süreç
yöneticisi tarafından onaylanmalıdır. Admin tarafından uygunluk kontrolü
yapıldıktan sonra “Onaylandı” durumu ile sisteme kaydedilir. Onay süreci
tamamlanana kadar doküman talebi birim tarafından düzenlenebilir.
k) Admin tarafından inceleme ve kontrol işlemi gerçekleştirildikten sonra
“Onaylandı” durumuna geçen doküman talepleri, standart kod verme ve
biçimsel düzenleme yapıldıktan sonra Doküman Yönetimi >> Dokümanlarmenüsünde yayınlanır