Process
PP4.5, R0, October 2024
İdari Destek Hizmetleri Süreci
PROCESS COORDINATOR:
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Taşınmazların yönetim işlemlerinin, Koruma ve Güvenlik hizmetlerinin, Araç İşletme işlemlerinin, Posta ve Kargo Hizmetlerinin, Temizlik Hizmetlerinin mevzuata uygun, ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak
ENTRIES
RESOURCES
OUTPUTS
Taşınmaz Tahsis ve Devir Protokolü
Tapu Kaydı
Araç Talep Formları (Kampus içi, İl içi, İl dışı)
Araç Görevlendirme Formları
Personel Başvurusu
Araç Bakım Talep Formu
Posta/Kargo Gönderisi
Kiralama İhale Onay Formu
Araç Tanıtım Formu
Konut Tahsis Talep Beyannamesi
Ziyaret ve Giriş Talebi
Telefon Çağrıları
Görev Planı
Birimlerarası Yazışmalar
Görev Tanım Formu
Nöbet Çizelgeleri
Kurumlararası Yazışmalar
Özel Güvenlik Görev Planı
Günlük Temizlik Takip Çizelgesi
Kargo Gönderi Fişi
Ofis Ortamı
Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları
İnsan Kaynağı
EBYS
KAYSİS-Yasal Mevzuat
Kampus İzleme Merkezi
Kamera Sistemleri
İhbar
Motorlu Araçlar
Araç Bakım İstasyonu
Güvenlik Ekipmanları
Temizlik Araçları
Kontrol Sistemi
Temizlik Malzemeleri Sistemi
MYS Harcama Yönetim Sistemi
KBS (Kamu Taşıt Kontrol Sistemi)
Taşınır Kayıt Sistemi
Taşınmaz Cetvelleri
Taşıt Görev Emri
Araç Bakım-Onarım Formu
Araç Malzeme İstek Formu
Taşıt Tanıtım Kartı
Kamera Görüntü Kayıtları
Olay Tutanağı
Ziyaretçi Kayıtları
Temizlik Kontrol Çizelgeleri
Devir Teslim Defteri Kayıtları
Kargo Teslim Tutanağı
Posta Alındısı
İhale Komisyon Kararı
İhale Onayı
İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı
Kurumlararası Yazışmalar
Araç Takip Sistemi
Tahsis Kararı
Ödeme Emri
Harcama Talimatı
Activities
F4.5.1 Koruma ve Güvenlik
Goal of the Activity: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı yerleşkeler, hizmet binaları ve alanlarının korunması, huzur ve güven ortamını sağlamak.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Günlük/Aylık görev planlarının hazırlanması
- Koruma Güvenlik personelinin sevk ve kontrolünün yapılması
- Kampüs izleme faaliyetlerinin yürütülmesi
- Vukuatlara ilişkin işlemlerin gerçekleştirilmesi
- Araç giriş tanıtım pulunun verilmesi
- Koruma Güvenlik Birimini ilgilendiren İdari yazışmaları yapmak
-
Dijital Ortam (Bilgisayar, e-posta vb.)
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
-
ÜNİKYS
Tracking Criterion:
F4.5.2 Araç İşletme
Goal of the Activity: Üniversitenin Araç İşletme Müdürlüğünün emrinde bulunan araçlar ile paydaşlarına nitelikli hizmet sunmak.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- İl içi, il dışı ve Kampüs içi araç görevlendirme İşlemleri (personel servisi, öğrenci faaliyetleri, malzeme nakli, personel yakınlarına cenaze servisi verilmesi, evrak gönderimi)
- Araç bakım onarım İşlemleri
- Araç muayene İşlemleri
- Taşıt akaryakıt alım ve takip işlemleri
-
Dijital Ortam (Bilgisayar, e-posta vb.)
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
-
ÜNİKYS
-
KBS (Kamu Taşıtları Kontrol Sistemi)
Tracking Criterion:
F4.5.3 Posta ve Kargo Hizmetleri
Goal of the Activity: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı birimlere gelen postaların, kargoların ilgili birim, kişilere teslimi ve birimlerden gelen postaların, kargoların gönderilmesi sağlamak.
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Gelen postaların/kargoların ilgili birim/kişilere dağıtımı ve teslimi
- Birimlerden gelen postaların/kargoların gönderilmesi
-
Dijital Ortam (Bilgisayar, e-posta vb.)
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
-
OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
Tracking Criterion:
F4.5.4 Temizlik Hizmetleri
Goal of the Activity: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı yerleşkeler, hizmet binaları ve alanlarının temizliğinin yapılmasını sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Temizlik Hizmetlerinin sevk ve idaresi
- Temizlik hizmetlerinin gerçekleştirilmesi
- Temizlik Hizmetlerinin kontrol ve denetimi
-
Dijital Ortam (Bilgisayar,
e-posta vb.)
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
-
ÜNİKYS
Tracking Criterion:
İdari Destek Hizmetleri Süreci
| PROCESS COORDINATOR: | ||
| RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı | ||
| AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| GOAL OF PROCESS: Taşınmazların yönetim işlemlerinin, Koruma ve Güvenlik hizmetlerinin, Araç İşletme işlemlerinin, Posta ve Kargo Hizmetlerinin, Temizlik Hizmetlerinin mevzuata uygun, ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak | ||
| ENTRIES | RESOURCES | OUTPUTS |
|---|---|---|
Taşınmaz Tahsis ve Devir Protokolü Tapu Kaydı Araç Talep Formları (Kampus içi, İl içi, İl dışı) Araç Görevlendirme Formları Personel Başvurusu Araç Bakım Talep Formu Posta/Kargo Gönderisi Kiralama İhale Onay Formu Araç Tanıtım Formu Konut Tahsis Talep Beyannamesi Ziyaret ve Giriş Talebi Telefon Çağrıları Görev Planı Birimlerarası Yazışmalar Görev Tanım Formu Nöbet Çizelgeleri Kurumlararası Yazışmalar Özel Güvenlik Görev Planı Günlük Temizlik Takip Çizelgesi Kargo Gönderi Fişi |
Ofis Ortamı Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları İnsan Kaynağı EBYS KAYSİS-Yasal Mevzuat Kampus İzleme Merkezi Kamera Sistemleri İhbar Motorlu Araçlar Araç Bakım İstasyonu Güvenlik Ekipmanları Temizlik Araçları Kontrol Sistemi Temizlik Malzemeleri Sistemi MYS Harcama Yönetim Sistemi KBS (Kamu Taşıt Kontrol Sistemi) Taşınır Kayıt Sistemi
|
Taşınmaz Cetvelleri Taşıt Görev Emri Araç Bakım-Onarım Formu Araç Malzeme İstek Formu Taşıt Tanıtım Kartı Kamera Görüntü Kayıtları Olay Tutanağı Ziyaretçi Kayıtları Temizlik Kontrol Çizelgeleri Devir Teslim Defteri Kayıtları Kargo Teslim Tutanağı Posta Alındısı İhale Komisyon Kararı İhale Onayı İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı Kurumlararası Yazışmalar Araç Takip Sistemi Tahsis Kararı Ödeme Emri Harcama Talimatı
|
F4.5.1 Koruma ve Güvenlik
| Goal of the Activity: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı yerleşkeler, hizmet binaları ve alanlarının korunması, huzur ve güven ortamını sağlamak. | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F4.5.2 Araç İşletme
| Goal of the Activity: Üniversitenin Araç İşletme Müdürlüğünün emrinde bulunan araçlar ile paydaşlarına nitelikli hizmet sunmak. | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F4.5.3 Posta ve Kargo Hizmetleri
| Goal of the Activity: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı birimlere gelen postaların, kargoların ilgili birim, kişilere teslimi ve birimlerden gelen postaların, kargoların gönderilmesi sağlamak. | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F4.5.4 Temizlik Hizmetleri
| Goal of the Activity: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı yerleşkeler, hizmet binaları ve alanlarının temizliğinin yapılmasını sağlamak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
e-posta vb.)
|
||
| Tracking Criterion: | |||