Süreç
PP4.5, R0, Ekim 2024
İdari Destek Hizmetleri Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ:
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Taşınmazların yönetim işlemlerinin, Koruma ve Güvenlik hizmetlerinin, Araç İşletme işlemlerinin, Posta ve Kargo Hizmetlerinin, Temizlik Hizmetlerinin mevzuata uygun, ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
Taşınmaz Tahsis ve Devir Protokolü
Tapu Kaydı
Araç Talep Formları (Kampus içi, İl içi, İl dışı)
Araç Görevlendirme Formları
Personel Başvurusu
Araç Bakım Talep Formu
Posta/Kargo Gönderisi
Kiralama İhale Onay Formu
Araç Tanıtım Formu
Konut Tahsis Talep Beyannamesi
Ziyaret ve Giriş Talebi
Telefon Çağrıları
Görev Planı
Birimlerarası Yazışmalar
Görev Tanım Formu
Nöbet Çizelgeleri
Kurumlararası Yazışmalar
Özel Güvenlik Görev Planı
Günlük Temizlik Takip Çizelgesi
Kargo Gönderi Fişi
Ofis Ortamı
Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları
İnsan Kaynağı
EBYS
KAYSİS-Yasal Mevzuat
Kampus İzleme Merkezi
Kamera Sistemleri
İhbar
Motorlu Araçlar
Araç Bakım İstasyonu
Güvenlik Ekipmanları
Temizlik Araçları
Kontrol Sistemi
Temizlik Malzemeleri Sistemi
MYS Harcama Yönetim Sistemi
KBS (Kamu Taşıt Kontrol Sistemi)
Taşınır Kayıt Sistemi
Taşınmaz Cetvelleri
Taşıt Görev Emri
Araç Bakım-Onarım Formu
Araç Malzeme İstek Formu
Taşıt Tanıtım Kartı
Kamera Görüntü Kayıtları
Olay Tutanağı
Ziyaretçi Kayıtları
Temizlik Kontrol Çizelgeleri
Devir Teslim Defteri Kayıtları
Kargo Teslim Tutanağı
Posta Alındısı
İhale Komisyon Kararı
İhale Onayı
İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı
Kurumlararası Yazışmalar
Araç Takip Sistemi
Tahsis Kararı
Ödeme Emri
Harcama Talimatı
Faaliyetler
F4.5.1 Koruma ve Güvenlik
Faaliyetin Amacı: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı yerleşkeler, hizmet binaları ve alanlarının korunması, huzur ve güven ortamını sağlamak.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Günlük/Aylık görev planlarının hazırlanması
- Koruma Güvenlik personelinin sevk ve kontrolünün yapılması
- Kampüs izleme faaliyetlerinin yürütülmesi
- Vukuatlara ilişkin işlemlerin gerçekleştirilmesi
- Araç giriş tanıtım pulunun verilmesi
- Koruma Güvenlik Birimini ilgilendiren İdari yazışmaları yapmak
-
Dijital Ortam (Bilgisayar, e-posta vb.)
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F4.5.2 Araç İşletme
Faaliyetin Amacı: Üniversitenin Araç İşletme Müdürlüğünün emrinde bulunan araçlar ile paydaşlarına nitelikli hizmet sunmak.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- İl içi, il dışı ve Kampüs içi araç görevlendirme İşlemleri (personel servisi, öğrenci faaliyetleri, malzeme nakli, personel yakınlarına cenaze servisi verilmesi, evrak gönderimi)
- Araç bakım onarım İşlemleri
- Araç muayene İşlemleri
- Taşıt akaryakıt alım ve takip işlemleri
-
Dijital Ortam (Bilgisayar, e-posta vb.)
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
-
ÜNİKYS
-
KBS (Kamu Taşıtları Kontrol Sistemi)
İzleme Kriterleri:
F4.5.3 Posta ve Kargo Hizmetleri
Faaliyetin Amacı: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı birimlere gelen postaların, kargoların ilgili birim, kişilere teslimi ve birimlerden gelen postaların, kargoların gönderilmesi sağlamak.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Gelen postaların/kargoların ilgili birim/kişilere dağıtımı ve teslimi
- Birimlerden gelen postaların/kargoların gönderilmesi
-
Dijital Ortam (Bilgisayar, e-posta vb.)
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
-
OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri:
F4.5.4 Temizlik Hizmetleri
Faaliyetin Amacı: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı yerleşkeler, hizmet binaları ve alanlarının temizliğinin yapılmasını sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Temizlik Hizmetlerinin sevk ve idaresi
- Temizlik hizmetlerinin gerçekleştirilmesi
- Temizlik Hizmetlerinin kontrol ve denetimi
-
Dijital Ortam (Bilgisayar,
e-posta vb.)
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
İdari Destek Hizmetleri Süreci
| SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: | ||
| SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı | ||
| YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| SÜRECİN AMACI: Taşınmazların yönetim işlemlerinin, Koruma ve Güvenlik hizmetlerinin, Araç İşletme işlemlerinin, Posta ve Kargo Hizmetlerinin, Temizlik Hizmetlerinin mevzuata uygun, ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak | ||
| GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
|---|---|---|
Taşınmaz Tahsis ve Devir Protokolü Tapu Kaydı Araç Talep Formları (Kampus içi, İl içi, İl dışı) Araç Görevlendirme Formları Personel Başvurusu Araç Bakım Talep Formu Posta/Kargo Gönderisi Kiralama İhale Onay Formu Araç Tanıtım Formu Konut Tahsis Talep Beyannamesi Ziyaret ve Giriş Talebi Telefon Çağrıları Görev Planı Birimlerarası Yazışmalar Görev Tanım Formu Nöbet Çizelgeleri Kurumlararası Yazışmalar Özel Güvenlik Görev Planı Günlük Temizlik Takip Çizelgesi Kargo Gönderi Fişi |
Ofis Ortamı Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları İnsan Kaynağı EBYS KAYSİS-Yasal Mevzuat Kampus İzleme Merkezi Kamera Sistemleri İhbar Motorlu Araçlar Araç Bakım İstasyonu Güvenlik Ekipmanları Temizlik Araçları Kontrol Sistemi Temizlik Malzemeleri Sistemi MYS Harcama Yönetim Sistemi KBS (Kamu Taşıt Kontrol Sistemi) Taşınır Kayıt Sistemi
|
Taşınmaz Cetvelleri Taşıt Görev Emri Araç Bakım-Onarım Formu Araç Malzeme İstek Formu Taşıt Tanıtım Kartı Kamera Görüntü Kayıtları Olay Tutanağı Ziyaretçi Kayıtları Temizlik Kontrol Çizelgeleri Devir Teslim Defteri Kayıtları Kargo Teslim Tutanağı Posta Alındısı İhale Komisyon Kararı İhale Onayı İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı Kurumlararası Yazışmalar Araç Takip Sistemi Tahsis Kararı Ödeme Emri Harcama Talimatı
|
F4.5.1 Koruma ve Güvenlik
| Faaliyetin Amacı: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı yerleşkeler, hizmet binaları ve alanlarının korunması, huzur ve güven ortamını sağlamak. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.5.2 Araç İşletme
| Faaliyetin Amacı: Üniversitenin Araç İşletme Müdürlüğünün emrinde bulunan araçlar ile paydaşlarına nitelikli hizmet sunmak. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.5.3 Posta ve Kargo Hizmetleri
| Faaliyetin Amacı: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı birimlere gelen postaların, kargoların ilgili birim, kişilere teslimi ve birimlerden gelen postaların, kargoların gönderilmesi sağlamak. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.5.4 Temizlik Hizmetleri
| Faaliyetin Amacı: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı yerleşkeler, hizmet binaları ve alanlarının temizliğinin yapılmasını sağlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
e-posta vb.)
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||