Süreç

Geri
PP4.5, R0, Ekim 2024

İdari Destek Hizmetleri Süreci

PDF Oluştur
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ:
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Taşınmazların yönetim işlemlerinin, Koruma ve Güvenlik hizmetlerinin, Araç İşletme işlemlerinin, Posta ve Kargo Hizmetlerinin, Temizlik Hizmetlerinin mevzuata uygun, ekonomik ve etkin bir şekilde yerine getirilmesini sağlamak
GİRDİLER KAYNAKLAR ÇIKTILAR

Taşınmaz Tahsis ve Devir Protokolü

Tapu Kaydı

Araç Talep Formları (Kampus içi, İl içi, İl dışı)

Araç Görevlendirme Formları

Personel Başvurusu

Araç Bakım Talep Formu

Posta/Kargo Gönderisi

Kiralama İhale Onay Formu

Araç Tanıtım Formu

Konut Tahsis Talep Beyannamesi

Ziyaret ve Giriş Talebi

Telefon Çağrıları

Görev Planı

Birimlerarası Yazışmalar

Görev Tanım Formu

Nöbet Çizelgeleri

Kurumlararası Yazışmalar

Özel Güvenlik Görev Planı

Günlük Temizlik Takip Çizelgesi

Kargo Gönderi Fişi

Ofis Ortamı

Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları

İnsan Kaynağı

EBYS

KAYSİS-Yasal Mevzuat

Kampus İzleme Merkezi

Kamera Sistemleri

İhbar 

Motorlu Araçlar

Araç Bakım İstasyonu

Güvenlik Ekipmanları

Temizlik Araçları

Kontrol Sistemi

Temizlik Malzemeleri Sistemi

MYS Harcama Yönetim Sistemi

KBS (Kamu Taşıt Kontrol Sistemi)

Taşınır Kayıt Sistemi

 

Taşınmaz Cetvelleri

Taşıt Görev Emri

Araç Bakım-Onarım Formu

Araç Malzeme İstek Formu

Taşıt Tanıtım Kartı

Kamera Görüntü Kayıtları

Olay Tutanağı

Ziyaretçi Kayıtları

Temizlik Kontrol Çizelgeleri

Devir Teslim Defteri Kayıtları

Kargo Teslim Tutanağı

Posta Alındısı

İhale Komisyon Kararı

İhale Onayı

İhale Komisyonu Görevlendirme Yazısı

Kurumlararası Yazışmalar

Araç Takip Sistemi 

Tahsis Kararı

Ödeme Emri

Harcama Talimatı

 
Faaliyetler

F4.5.1 Koruma ve Güvenlik

Göster
Faaliyetin Amacı: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı yerleşkeler, hizmet binaları ve alanlarının korunması, huzur ve güven ortamını sağlamak.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Günlük/Aylık görev planlarının hazırlanması
  • Koruma Güvenlik personelinin sevk ve kontrolünün yapılması
  • Kampüs izleme faaliyetlerinin yürütülmesi
  • Vukuatlara ilişkin işlemlerin gerçekleştirilmesi
  • Araç giriş tanıtım pulunun verilmesi
  • Koruma Güvenlik Birimini ilgilendiren  İdari yazışmaları yapmak

  • Dijital Ortam (Bilgisayar, e-posta vb.)

  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

  • ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:

F4.5.2 Araç İşletme

Göster
Faaliyetin Amacı: Üniversitenin Araç İşletme Müdürlüğünün emrinde bulunan araçlar ile paydaşlarına nitelikli hizmet sunmak.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • İl içi, il dışı ve Kampüs içi araç görevlendirme İşlemleri (personel servisi, öğrenci faaliyetleri, malzeme nakli, personel yakınlarına cenaze servisi verilmesi, evrak gönderimi)
  • Araç bakım onarım İşlemleri
  • Araç muayene İşlemleri
  • Taşıt akaryakıt alım ve takip işlemleri

  • Dijital Ortam (Bilgisayar, e-posta vb.)

  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

  • ÜNİKYS

  • KBS (Kamu Taşıtları Kontrol Sistemi)
İzleme Kriterleri:

F4.5.3 Posta ve Kargo Hizmetleri

Göster
Faaliyetin Amacı: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı birimlere gelen postaların, kargoların ilgili birim, kişilere teslimi ve birimlerden gelen postaların, kargoların gönderilmesi sağlamak.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Gelen postaların/kargoların ilgili birim/kişilere dağıtımı ve teslimi
  • Birimlerden gelen postaların/kargoların gönderilmesi

  • Dijital Ortam (Bilgisayar, e-posta vb.)

  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

  • OMÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri:

F4.5.4 Temizlik Hizmetleri

Göster
Faaliyetin Amacı: Ordu Üniversitesi Rektörlüğüne bağlı yerleşkeler, hizmet binaları ve alanlarının temizliğinin yapılmasını sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları Görevli Bilgi/Tarif Dokümanları Kayıt Ortamı
  • Temizlik Hizmetlerinin sevk ve idaresi
  • Temizlik hizmetlerinin gerçekleştirilmesi
  • Temizlik Hizmetlerinin kontrol ve denetimi

  • Dijital Ortam (Bilgisayar,

e-posta vb.)

  • Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)

  • ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:

v1.6.37
EN