Process
PP1.4, R0, October 2024
Uluslararası Değişim Programları ve İşbirliği Süreci
PROCESS COORDINATOR:
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: Uluslararası İlişkiler Birimi
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Uluslararası Değişim Programları ve İşbirliği sürecinde yapılan tüm iş, işlem ve faaliyetlerin sağlıklı yürütülmesi amacıyla kontrol edilebilirlik ve şeffaflık kriterlerinin sağlanması, bu kriterler ışığında Üniversitenin hedeflediği uluslararasılaşma hedeflerine ulaşılması
ENTRIES
RESOURCES
OUTPUTS
YÖK, Türkiye Ulusal Ajansı, Avrupa Komisyonu ve diğer ilgili kurumların duyuruları ve yazıları
Rektörlük yazıları
Bireysel başvurular (Personel, Öğrenci)
Birimlerden gelen talepler
Yurtdışındaki kurumlardan gelen işbirliği talepleri
Proje ara ve nihai raporları
ODÜ İş Takvimi
Ofis ortamı
Teknolojik Altyapı, donanım ve ofis yazılımları
İnsan kaynakları
EBYS
KAYSİS
Üniversitelerarası işbirliği protokolleri (Erasmus, Mevlana, Uluslararası İşbirlikleri vb.)
Online başvuru sistemi,
Öğrenci işleri otomasyonu
YÖS başvuru ve yerleştirme sistemi
YÖK’ün eğitim-öğretim ve değişim programları ile ilgili yönetmelikleri
AB Eğitim ve Gençlik Programları Program Rehberleri
Erasmus Uygulama El Kitabı
TURNA Sistemi
ECAS Sistemi
SALTO-Youth Sistemi
İşbirliği protokolleri
Tanıtım materyalleri (broşür, afiş vb.)
Duyurular ve bilgilendirmeler
Ders bilgi paketi
YÖS sınav sonuçları
Tanınma belgesi
Katılım belgeleri
Sertifikalar
Öğrenci aday gösterme belgesi
Öğrenciye özel dokümanlar
Veriler ve raporlar
Proje Başvuruları
Activities
F1.4.1 Uluslararası ortak eğitim programlarının açılmasına katkıda bulunmak
Goal of the Activity: Üniversitemizde yürütülen uluslararası ortak eğitim öğretim programlarının sayısını artırarak uluslararası kampüs hedefine yaklaşmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Uluslararası ortak eğitim programlarıyla ilgili bilgilendirmelerin ve duyuruların yapılması
- Program başvurularıyla ilgili teknik destek sağlanması
-
Web Sayfası
-
EBYS
-
Evrak Arşivleme
-
ÜNİKYS
Tracking Criterion:
F1.4.2 Uluslararası hareketlilik programlarından Üniversite genelinde yaygın olarak faydalanılmasına katkıda bulunmak
Goal of the Activity: Uluslararası hareketlilik programlarından faydalanmayı Üniversite genelinde yaygınlaştırarak öğrencilerin ve personelin uluslararası bilgi, beceri yetkinliklerini artırmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Uluslararası hareketlilik programlarından faydalanan birimlerin/programların takip edilmesi
- Üniversite genelinde öğrencilere ve koordinatörlere yönelik bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi
- Hareketlilik faaliyeti olmayan birimler başta olmak üzere öğrencilere ve koordinatörlere yönelik bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi
-
EBYS
-
Birim Web sayfası
-
Evrak Arşivleme
-
ÜNİKYS
Tracking Criterion:
F1.4.3 Uluslararası işbirliği ve tanıtım faaliyetleri
Goal of the Activity: Üniversitenin uluslararası işbirliği yapabileceği kurum/kuruluş sayısını ve işbirliği alanlarını artırmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
-
Çalışma alanına giren ulusal/uluslararası eğitim, fuar, konferans, seminer vb. etkinliklere katılım
-
Üniversitenin uluslararası düzeyde tanıtımına yönelik her türlü materyalin hazırlanmasına katkıda bulunmak
-
Üniversite ile diğer ülkelerdeki örgün ve yaygın eğitim kurumları arasında kültürel, sanatsal, bilimsel alanlar ile eğitim‒öğretim konularında ortak faaliyetler
-
Uluslararası ilişkiler alanına giren konularda Üniversite içinde her türlü duyuru, tanıtım ve bilgilendirmeyi yaparak yazışma, haberleşme ve belge hazırlama konularında teknik destek sağlamak
-
EBYS
-
Birim Web Sayfası
-
Etkinlik Raporları
-
ÜNİKYS
Tracking Criterion:
F1.4.4 Erasmus Öğrenci/Personel Hareketliliği ile ilgili işlemler
Goal of the Activity: ODÜ'de Erasmus Öğrenci/Personel Hareketliliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Erasmus Hibe Başvurusu
- Erasmus Başvurularının alınması
- Değerlendirme ve Seçim Süreci’nin tamamlanması
- Hareketliliğe hak kazanan öğrenci ve personelin gidiş, ödeme ve dönüş işlemlerinin yapılması
- Raporlama
-
-
EBYS
-
Evrak Arşivleme
-
ÜNİKYS
Tracking Criterion:
F1.4.5 Mevlana Değişim Programı ile ilgili işlemler
Goal of the Activity: Mevlana Öğrenci/Personel Hareketliliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Mevlana Hibe Başvurusu
- Mevlana Başvurularının alınması
- Değerlendirme ve Seçim Süreci’nin tamamlanması
- Hareketliliğe hak kazanan öğrenci ve personelin gidiş ve dönüş işlemlerinin yapılması
- Raporlama
-
EBYS
-
Evrak Arşivleme
-
Web sayfası
-
ÜNİKYS
Tracking Criterion:
F1.4.6 İkili İşbirlikleri ile giden öğrenciler ile ilgili işlemler
Goal of the Activity: İkili İşbirliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Başvuruların alınması
- Değerlendirme ve Seçim Süreci’nin tamamlanması
- Hareketliliğe hak kazanan öğrenci ve personelin gidiş ve dönüş işlemlerinin yapılması
-
EBYS
-
Evrak Arşivleme
-
Web sayfası
-
ÜNİKYS
Tracking Criterion:
F1.4.7 Üniversiteye gelen yabancı öğrencilerin/personelin işlemlerini yürütmek ve izlemek
Goal of the Activity: Üniversiteye gelen uluslararası öğrenci ve personelin işlemlerini etkin ve şeffaf şekilde yürüterek Üniversitemizin uluslararası alandaki itibarına katkıda bulunmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Erasmus programıyla gelen öğrencilerin/personelin başvuru, kabul ve dönüş işlemlerini yürütmek ve izlemek
- Mevlana programıyla gelen öğrencilerin/personelin başvuru, kabul ve dönüş işlemlerini yürütmek ve izlemek
- İkili İşbirliği kapsamında gelen öğrencilerin/personelin başvuru, kabul ve dönüş işlemlerini yürütmek ve izlemek
- Derece öğrencilerinin başvuru ve kayıt işlemlerini yürütmek ve izlemek
-
Web Sayfası
-
Evrak Arşivi
-
EBYS
-
ÜNİKYS
Tracking Criterion:
F1.4.8 Üniversitedeki yabancı uyruklu öğrencilerin için oryantasyon, sosyal ve kültürel programlar düzenlemek
Goal of the Activity: Üniversitedeki yabancı uyruklu öğrencilerin üniversiteye ve çevreye sosyal ve kültürel uyumunu uyumunu sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Değişim öğrencileri için uyum programı
- Derece öğrencileri için uyum programı
- Sosyal ve kültürel programlar
- EBYS
- Web Sayfası
- ÜNİKYS
- Fiziki Arşiv
Tracking Criterion:
F1.4.9 Yurt içi ve yurt dışında yapılacak olan Uluslararası Öğrenci Giriş Sınavını koordine etmek ve yürütmek
Goal of the Activity: Uluslararası Öğrenci Giriş Sınavını Sınavının bilinirliğini ve tercih edilirliğini yükselterek Üniversitemizin uluslararası itibarına katkıda bulunmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- YÖS sınavının yapılacağı merkezlerle ilgili işlemler
- YÖS Sınavı başvuru işlemleri
- YÖS Sınavı gerçekleştirme işlemleri
-
Web sayfası
-
EBYS
-
Evrak Arşivleme
-
ÜNİKYS
Tracking Criterion:
F1.4.10 Üniversitenin İngilizce web sayfasının hazırlanmasına katkıda bulunmak
Goal of the Activity: Üniversite ile ilgili haber ve duyuruların yurtdışından siteye giren potansiyel öğrenciler ve paydaşlar için erişilebilir olmasını sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Çeviri hizmeti (haber ve duyurular)
- Web sayfası
Tracking Criterion:
Uluslararası Değişim Programları ve İşbirliği Süreci
| PROCESS COORDINATOR: | ||
| RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: Uluslararası İlişkiler Birimi | ||
| AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| GOAL OF PROCESS: Uluslararası Değişim Programları ve İşbirliği sürecinde yapılan tüm iş, işlem ve faaliyetlerin sağlıklı yürütülmesi amacıyla kontrol edilebilirlik ve şeffaflık kriterlerinin sağlanması, bu kriterler ışığında Üniversitenin hedeflediği uluslararasılaşma hedeflerine ulaşılması | ||
| ENTRIES | RESOURCES | OUTPUTS |
|---|---|---|
YÖK, Türkiye Ulusal Ajansı, Avrupa Komisyonu ve diğer ilgili kurumların duyuruları ve yazıları Rektörlük yazıları Bireysel başvurular (Personel, Öğrenci) Birimlerden gelen talepler Yurtdışındaki kurumlardan gelen işbirliği talepleri Proje ara ve nihai raporları ODÜ İş Takvimi |
Ofis ortamı Teknolojik Altyapı, donanım ve ofis yazılımları İnsan kaynakları EBYS KAYSİS Üniversitelerarası işbirliği protokolleri (Erasmus, Mevlana, Uluslararası İşbirlikleri vb.) Online başvuru sistemi, Öğrenci işleri otomasyonu YÖS başvuru ve yerleştirme sistemi YÖK’ün eğitim-öğretim ve değişim programları ile ilgili yönetmelikleri AB Eğitim ve Gençlik Programları Program Rehberleri Erasmus Uygulama El Kitabı TURNA Sistemi ECAS Sistemi SALTO-Youth Sistemi |
İşbirliği protokolleri Tanıtım materyalleri (broşür, afiş vb.) Duyurular ve bilgilendirmeler Ders bilgi paketi YÖS sınav sonuçları Tanınma belgesi Katılım belgeleri Sertifikalar Öğrenci aday gösterme belgesi Öğrenciye özel dokümanlar Veriler ve raporlar Proje Başvuruları |
F1.4.1 Uluslararası ortak eğitim programlarının açılmasına katkıda bulunmak
| Goal of the Activity: Üniversitemizde yürütülen uluslararası ortak eğitim öğretim programlarının sayısını artırarak uluslararası kampüs hedefine yaklaşmak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.4.2 Uluslararası hareketlilik programlarından Üniversite genelinde yaygın olarak faydalanılmasına katkıda bulunmak
| Goal of the Activity: Uluslararası hareketlilik programlarından faydalanmayı Üniversite genelinde yaygınlaştırarak öğrencilerin ve personelin uluslararası bilgi, beceri yetkinliklerini artırmak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.4.3 Uluslararası işbirliği ve tanıtım faaliyetleri
| Goal of the Activity: Üniversitenin uluslararası işbirliği yapabileceği kurum/kuruluş sayısını ve işbirliği alanlarını artırmak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.4.4 Erasmus Öğrenci/Personel Hareketliliği ile ilgili işlemler
| Goal of the Activity: ODÜ'de Erasmus Öğrenci/Personel Hareketliliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.4.5 Mevlana Değişim Programı ile ilgili işlemler
| Goal of the Activity: Mevlana Öğrenci/Personel Hareketliliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.4.6 İkili İşbirlikleri ile giden öğrenciler ile ilgili işlemler
| Goal of the Activity: İkili İşbirliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.4.7 Üniversiteye gelen yabancı öğrencilerin/personelin işlemlerini yürütmek ve izlemek
| Goal of the Activity: Üniversiteye gelen uluslararası öğrenci ve personelin işlemlerini etkin ve şeffaf şekilde yürüterek Üniversitemizin uluslararası alandaki itibarına katkıda bulunmak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.4.8 Üniversitedeki yabancı uyruklu öğrencilerin için oryantasyon, sosyal ve kültürel programlar düzenlemek
| Goal of the Activity: Üniversitedeki yabancı uyruklu öğrencilerin üniversiteye ve çevreye sosyal ve kültürel uyumunu uyumunu sağlamak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.4.9 Yurt içi ve yurt dışında yapılacak olan Uluslararası Öğrenci Giriş Sınavını koordine etmek ve yürütmek
| Goal of the Activity: Uluslararası Öğrenci Giriş Sınavını Sınavının bilinirliğini ve tercih edilirliğini yükselterek Üniversitemizin uluslararası itibarına katkıda bulunmak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.4.10 Üniversitenin İngilizce web sayfasının hazırlanmasına katkıda bulunmak
| Goal of the Activity: Üniversite ile ilgili haber ve duyuruların yurtdışından siteye giren potansiyel öğrenciler ve paydaşlar için erişilebilir olmasını sağlamak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||