Süreç
PP1.4, R0, Ekim 2024
Uluslararası Değişim Programları ve İşbirliği Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ:
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Uluslararası İlişkiler Birimi
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Uluslararası Değişim Programları ve İşbirliği sürecinde yapılan tüm iş, işlem ve faaliyetlerin sağlıklı yürütülmesi amacıyla kontrol edilebilirlik ve şeffaflık kriterlerinin sağlanması, bu kriterler ışığında Üniversitenin hedeflediği uluslararasılaşma hedeflerine ulaşılması
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
YÖK, Türkiye Ulusal Ajansı, Avrupa Komisyonu ve diğer ilgili kurumların duyuruları ve yazıları
Rektörlük yazıları
Bireysel başvurular (Personel, Öğrenci)
Birimlerden gelen talepler
Yurtdışındaki kurumlardan gelen işbirliği talepleri
Proje ara ve nihai raporları
ODÜ İş Takvimi
Ofis ortamı
Teknolojik Altyapı, donanım ve ofis yazılımları
İnsan kaynakları
EBYS
KAYSİS
Üniversitelerarası işbirliği protokolleri (Erasmus, Mevlana, Uluslararası İşbirlikleri vb.)
Online başvuru sistemi,
Öğrenci işleri otomasyonu
YÖS başvuru ve yerleştirme sistemi
YÖK’ün eğitim-öğretim ve değişim programları ile ilgili yönetmelikleri
AB Eğitim ve Gençlik Programları Program Rehberleri
Erasmus Uygulama El Kitabı
TURNA Sistemi
ECAS Sistemi
SALTO-Youth Sistemi
İşbirliği protokolleri
Tanıtım materyalleri (broşür, afiş vb.)
Duyurular ve bilgilendirmeler
Ders bilgi paketi
YÖS sınav sonuçları
Tanınma belgesi
Katılım belgeleri
Sertifikalar
Öğrenci aday gösterme belgesi
Öğrenciye özel dokümanlar
Veriler ve raporlar
Proje Başvuruları
Faaliyetler
F1.4.1 Uluslararası ortak eğitim programlarının açılmasına katkıda bulunmak
Faaliyetin Amacı: Üniversitemizde yürütülen uluslararası ortak eğitim öğretim programlarının sayısını artırarak uluslararası kampüs hedefine yaklaşmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Uluslararası ortak eğitim programlarıyla ilgili bilgilendirmelerin ve duyuruların yapılması
- Program başvurularıyla ilgili teknik destek sağlanması
-
Web Sayfası
-
EBYS
-
Evrak Arşivleme
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F1.4.2 Uluslararası hareketlilik programlarından Üniversite genelinde yaygın olarak faydalanılmasına katkıda bulunmak
Faaliyetin Amacı: Uluslararası hareketlilik programlarından faydalanmayı Üniversite genelinde yaygınlaştırarak öğrencilerin ve personelin uluslararası bilgi, beceri yetkinliklerini artırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Uluslararası hareketlilik programlarından faydalanan birimlerin/programların takip edilmesi
- Üniversite genelinde öğrencilere ve koordinatörlere yönelik bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi
- Hareketlilik faaliyeti olmayan birimler başta olmak üzere öğrencilere ve koordinatörlere yönelik bilgilendirme toplantıları düzenlenmesi
-
EBYS
-
Birim Web sayfası
-
Evrak Arşivleme
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F1.4.3 Uluslararası işbirliği ve tanıtım faaliyetleri
Faaliyetin Amacı: Üniversitenin uluslararası işbirliği yapabileceği kurum/kuruluş sayısını ve işbirliği alanlarını artırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
-
Çalışma alanına giren ulusal/uluslararası eğitim, fuar, konferans, seminer vb. etkinliklere katılım
-
Üniversitenin uluslararası düzeyde tanıtımına yönelik her türlü materyalin hazırlanmasına katkıda bulunmak
-
Üniversite ile diğer ülkelerdeki örgün ve yaygın eğitim kurumları arasında kültürel, sanatsal, bilimsel alanlar ile eğitim‒öğretim konularında ortak faaliyetler
-
Uluslararası ilişkiler alanına giren konularda Üniversite içinde her türlü duyuru, tanıtım ve bilgilendirmeyi yaparak yazışma, haberleşme ve belge hazırlama konularında teknik destek sağlamak
-
EBYS
-
Birim Web Sayfası
-
Etkinlik Raporları
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F1.4.4 Erasmus Öğrenci/Personel Hareketliliği ile ilgili işlemler
Faaliyetin Amacı: ODÜ'de Erasmus Öğrenci/Personel Hareketliliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Erasmus Hibe Başvurusu
- Erasmus Başvurularının alınması
- Değerlendirme ve Seçim Süreci’nin tamamlanması
- Hareketliliğe hak kazanan öğrenci ve personelin gidiş, ödeme ve dönüş işlemlerinin yapılması
- Raporlama
-
-
EBYS
-
Evrak Arşivleme
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F1.4.5 Mevlana Değişim Programı ile ilgili işlemler
Faaliyetin Amacı: Mevlana Öğrenci/Personel Hareketliliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Mevlana Hibe Başvurusu
- Mevlana Başvurularının alınması
- Değerlendirme ve Seçim Süreci’nin tamamlanması
- Hareketliliğe hak kazanan öğrenci ve personelin gidiş ve dönüş işlemlerinin yapılması
- Raporlama
-
EBYS
-
Evrak Arşivleme
-
Web sayfası
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F1.4.6 İkili İşbirlikleri ile giden öğrenciler ile ilgili işlemler
Faaliyetin Amacı: İkili İşbirliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Başvuruların alınması
- Değerlendirme ve Seçim Süreci’nin tamamlanması
- Hareketliliğe hak kazanan öğrenci ve personelin gidiş ve dönüş işlemlerinin yapılması
-
EBYS
-
Evrak Arşivleme
-
Web sayfası
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F1.4.7 Üniversiteye gelen yabancı öğrencilerin/personelin işlemlerini yürütmek ve izlemek
Faaliyetin Amacı: Üniversiteye gelen uluslararası öğrenci ve personelin işlemlerini etkin ve şeffaf şekilde yürüterek Üniversitemizin uluslararası alandaki itibarına katkıda bulunmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Erasmus programıyla gelen öğrencilerin/personelin başvuru, kabul ve dönüş işlemlerini yürütmek ve izlemek
- Mevlana programıyla gelen öğrencilerin/personelin başvuru, kabul ve dönüş işlemlerini yürütmek ve izlemek
- İkili İşbirliği kapsamında gelen öğrencilerin/personelin başvuru, kabul ve dönüş işlemlerini yürütmek ve izlemek
- Derece öğrencilerinin başvuru ve kayıt işlemlerini yürütmek ve izlemek
-
Web Sayfası
-
Evrak Arşivi
-
EBYS
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F1.4.8 Üniversitedeki yabancı uyruklu öğrencilerin için oryantasyon, sosyal ve kültürel programlar düzenlemek
Faaliyetin Amacı: Üniversitedeki yabancı uyruklu öğrencilerin üniversiteye ve çevreye sosyal ve kültürel uyumunu uyumunu sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Değişim öğrencileri için uyum programı
- Derece öğrencileri için uyum programı
- Sosyal ve kültürel programlar
- EBYS
- Web Sayfası
- ÜNİKYS
- Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri:
F1.4.9 Yurt içi ve yurt dışında yapılacak olan Uluslararası Öğrenci Giriş Sınavını koordine etmek ve yürütmek
Faaliyetin Amacı: Uluslararası Öğrenci Giriş Sınavını Sınavının bilinirliğini ve tercih edilirliğini yükselterek Üniversitemizin uluslararası itibarına katkıda bulunmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- YÖS sınavının yapılacağı merkezlerle ilgili işlemler
- YÖS Sınavı başvuru işlemleri
- YÖS Sınavı gerçekleştirme işlemleri
-
Web sayfası
-
EBYS
-
Evrak Arşivleme
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F1.4.10 Üniversitenin İngilizce web sayfasının hazırlanmasına katkıda bulunmak
Faaliyetin Amacı: Üniversite ile ilgili haber ve duyuruların yurtdışından siteye giren potansiyel öğrenciler ve paydaşlar için erişilebilir olmasını sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Çeviri hizmeti (haber ve duyurular)
- Web sayfası
İzleme Kriterleri:
Uluslararası Değişim Programları ve İşbirliği Süreci
| SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: | ||
| SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Uluslararası İlişkiler Birimi | ||
| YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| SÜRECİN AMACI: Uluslararası Değişim Programları ve İşbirliği sürecinde yapılan tüm iş, işlem ve faaliyetlerin sağlıklı yürütülmesi amacıyla kontrol edilebilirlik ve şeffaflık kriterlerinin sağlanması, bu kriterler ışığında Üniversitenin hedeflediği uluslararasılaşma hedeflerine ulaşılması | ||
| GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
|---|---|---|
YÖK, Türkiye Ulusal Ajansı, Avrupa Komisyonu ve diğer ilgili kurumların duyuruları ve yazıları Rektörlük yazıları Bireysel başvurular (Personel, Öğrenci) Birimlerden gelen talepler Yurtdışındaki kurumlardan gelen işbirliği talepleri Proje ara ve nihai raporları ODÜ İş Takvimi |
Ofis ortamı Teknolojik Altyapı, donanım ve ofis yazılımları İnsan kaynakları EBYS KAYSİS Üniversitelerarası işbirliği protokolleri (Erasmus, Mevlana, Uluslararası İşbirlikleri vb.) Online başvuru sistemi, Öğrenci işleri otomasyonu YÖS başvuru ve yerleştirme sistemi YÖK’ün eğitim-öğretim ve değişim programları ile ilgili yönetmelikleri AB Eğitim ve Gençlik Programları Program Rehberleri Erasmus Uygulama El Kitabı TURNA Sistemi ECAS Sistemi SALTO-Youth Sistemi |
İşbirliği protokolleri Tanıtım materyalleri (broşür, afiş vb.) Duyurular ve bilgilendirmeler Ders bilgi paketi YÖS sınav sonuçları Tanınma belgesi Katılım belgeleri Sertifikalar Öğrenci aday gösterme belgesi Öğrenciye özel dokümanlar Veriler ve raporlar Proje Başvuruları |
F1.4.1 Uluslararası ortak eğitim programlarının açılmasına katkıda bulunmak
| Faaliyetin Amacı: Üniversitemizde yürütülen uluslararası ortak eğitim öğretim programlarının sayısını artırarak uluslararası kampüs hedefine yaklaşmak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.4.2 Uluslararası hareketlilik programlarından Üniversite genelinde yaygın olarak faydalanılmasına katkıda bulunmak
| Faaliyetin Amacı: Uluslararası hareketlilik programlarından faydalanmayı Üniversite genelinde yaygınlaştırarak öğrencilerin ve personelin uluslararası bilgi, beceri yetkinliklerini artırmak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.4.3 Uluslararası işbirliği ve tanıtım faaliyetleri
| Faaliyetin Amacı: Üniversitenin uluslararası işbirliği yapabileceği kurum/kuruluş sayısını ve işbirliği alanlarını artırmak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.4.4 Erasmus Öğrenci/Personel Hareketliliği ile ilgili işlemler
| Faaliyetin Amacı: ODÜ'de Erasmus Öğrenci/Personel Hareketliliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.4.5 Mevlana Değişim Programı ile ilgili işlemler
| Faaliyetin Amacı: Mevlana Öğrenci/Personel Hareketliliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.4.6 İkili İşbirlikleri ile giden öğrenciler ile ilgili işlemler
| Faaliyetin Amacı: İkili İşbirliği programlarının şeffaf, etkin ve verimli yürütülmesini sağlayarak uluslararasılaşma hedefine katkıda bulunmak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.4.7 Üniversiteye gelen yabancı öğrencilerin/personelin işlemlerini yürütmek ve izlemek
| Faaliyetin Amacı: Üniversiteye gelen uluslararası öğrenci ve personelin işlemlerini etkin ve şeffaf şekilde yürüterek Üniversitemizin uluslararası alandaki itibarına katkıda bulunmak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.4.8 Üniversitedeki yabancı uyruklu öğrencilerin için oryantasyon, sosyal ve kültürel programlar düzenlemek
| Faaliyetin Amacı: Üniversitedeki yabancı uyruklu öğrencilerin üniversiteye ve çevreye sosyal ve kültürel uyumunu uyumunu sağlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.4.9 Yurt içi ve yurt dışında yapılacak olan Uluslararası Öğrenci Giriş Sınavını koordine etmek ve yürütmek
| Faaliyetin Amacı: Uluslararası Öğrenci Giriş Sınavını Sınavının bilinirliğini ve tercih edilirliğini yükselterek Üniversitemizin uluslararası itibarına katkıda bulunmak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.4.10 Üniversitenin İngilizce web sayfasının hazırlanmasına katkıda bulunmak
| Faaliyetin Amacı: Üniversite ile ilgili haber ve duyuruların yurtdışından siteye giren potansiyel öğrenciler ve paydaşlar için erişilebilir olmasını sağlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||