Süreç
PP4.1, R0, Ekim 2024
Satın Alma Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ:
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Satın alma faaliyetlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
-
Stratejik Plan
-
Yatırım Programı
-
Yatırım/Araştırma Projeleri
-
Satın Alma Talepleri
-
İhtiyaç Raporları
-
Satın Alma Oluru
-
İhale Onay Belgesi
-
Doğrudan Temin Onay Belgesi
-
Avans / Kredi Onayı
-
Teklifler
-
Şikayet Başvuruları
-
Bilgi Edinme Talepleri
-
Fatura/İrsaliye
-
Teminatlar
-
Mal, Hizmet, Yapım İşi
-
Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazıları
-
Teknik Şartname
-
İdari Şartname
-
Sözleşme
-
Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı
-
Taşınır İşlem Fişi
-
ODÜ İş Takvimi
-
Ofis Ortamı
-
Teknolojik Altyapı, Donanım ve Yazılımlar
-
İnsan Kaynağı
-
Bütçe
-
Ambar
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
-
Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS)
-
Mevzuat Bilgi Sistemi
-
Resmi Gazete
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
Gazeteler
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
ODÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
-
İhtiyaç Raporları
-
Teknik Şartname
-
İdari Şartname
-
Sözleşme Tasarısı
-
Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli
-
Satın Alma Oluru
-
İhale Onay Belgesi
-
Doğrudan Temin Onay Belgesi
-
Avans / Kredi Onayı
-
Doğrudan Temin Teklif Mektubu
-
Satın Alma İlanları
-
Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı
-
Tek Kaynaktan Temin Formu
-
Zeyilname
-
İhale Komisyonu Görevlendirme Yazıları
-
İhale Komisyonu Tutanakları
-
İhale Komisyonu Kararı
-
İhale Sonuç İlanı
-
İşe Başlama Talimatı
-
Sözleşmeye Davet Yazıları
-
Sözleşme
-
Satın Alma Dosyası
-
Mal, Hizmet, Yapım İşi
-
Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazısı
-
Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı
-
Tedarikçi Değerlendirme Listeleri
-
Ödeme Emri Belgesi
-
Taşınır İşlem Fişi
Faaliyetler
F4.1.1 Satın Alma Planlama ve Karar Alma Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: İhtiyaçların birimlerin talepleri doğrultusunda gerçekçi bir şekilde tespit edilerek kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Talep toplama ve konsolide İşlemleri
- Talep değerlendirme işlemleri
- İhtiyaç raporu işlemleri
- Üst yönetici veya harcama yetkilisi onay/olur işlemleri
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F4.1.2 Şartname Hazırlama Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Şartnamelerin, ihtiyaca ilişkin her türlü özelliği belirtecek ve istekliler için rekabeti ve fırsat eşitliğini sağlayacak şekilde hazırlanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Teknik şartname hazırlama işlemleri
- İdari şartname hazırlama işlemleri
- Sözleşme tasarısı hazırlama işlemleri
- Standart Formlar ve varsa diğer doküman hazırlama işlemleri
- Şartnamenin kontrol ve onay işlemleri
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
ODÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri:
F4.1.3 Yaklaşık Maliyet Hazırlama Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Alıma ilişkin her türlü fiyat araştırmasının yapılarak, piyasa gerçeklerine uygun bir maliyet tespit edilmesi, yaklaşık maliyetin gizliliğinin korunması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Piyasa fiyat araştırması işlemleri
- Kamu fiyat tarife/bülten araştırma işlemleri
- Gelen teklif ve fiyatların değerlendirme işlemleri
- Yaklaşık maliyet hesap cetvelinin hazırlanması
- Bütçe ödeneklerinin kontrolü işlemleri
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
ODÜ Kalite Yönetim Sistemi
İzleme Kriterleri:
F4.1.4 İhale Usulü İle Satın Alma Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: İhale işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Onay/Olur işlemleri
- İhale Kayıt İşlemleri
- İhale Dokümanı İşlemleri
- İlan işlemleri
- İhale komisyonu işlemleri
- Teklif alma işlemleri
- Tekliflerin değerlendirilmesi işlemleri
- İhale kararı işlemleri
- Yasaklılık Sorgulama İşlemleri
- Şikayet/İtiraz değerlendirme işlemleri
- Tebligat İşlemleri
- Sözleşmeye Davet İşlemleri
-
Dijital Ortam (Bilgisayar,
-
e-posta vb.)
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
(ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri:
F4.1.5 Doğrudan Temin Usulü İle Satın Alma Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Doğrudan temin işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Onay/Olur işlemleri
- Teklif dağıtım/ilan işlemleri
- Teklif alma işlemleri
- Teklif değerlendirme işlemleri
- Uygun Görüş İşlemleri
- Yasaklılık Kontrolü İşlemleri
- EKAP Kayıt İşlemleri
- Sipariş/işe başlama tebliğ işlemleri
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F4.1.6 Avans ve Kredi Yolu ile Satın Alma Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Avans ve kredi işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Onay/Olur işlemleri
- Teklif alma işlemleri
- Teklif değerlendirme işlemleri
- Sipariş işlemleri
- Avans/Kredi kapatma işlemleri
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
(ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri:
F4.1.7 Sözleşme Yönetimi Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Mal, hizmet ve yapım işlerinin şartname ve sözleşme hükümlerine uygun olarak teslim alınması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Sözleşme İşlemleri
- Teminat İşlemleri
- İş artışı işlemleri
- Tedarikçi Değerlendirme işlemleri
- Muayene ve Kabul Komisyonu oluşturma İşlemleri
- Denetim İşlemleri
- Muayene İşlemleri
- Geçici Kabul İşlemleri
- Kesin Kabul İşlemleri
- Kontrol teşkilatı işlemleri
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F4.1.8 Taşınır Yönetimi Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Taşınır ihtiyaçlarının uygun şartlarla ve zamanında karşılanması; kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Edinilen taşınırların giriş işlemleri
- Devir ve çıkış işlemleri
- Hurdaya ayırma işlemleri
- Sayım işlemleri
- Taşınır yönetim hesabı işlemleri
- Kullanıma verme işlemleri
- Resmi Mühür edinme işlemleri
- Ambar işlemleri
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
İzleme Kriterleri:
Satın Alma Süreci
| SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: | ||
| SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı | ||
| YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| SÜRECİN AMACI: Satın alma faaliyetlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması | ||
| GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
|---|---|---|
|
|
|
F4.1.1 Satın Alma Planlama ve Karar Alma Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: İhtiyaçların birimlerin talepleri doğrultusunda gerçekçi bir şekilde tespit edilerek kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.1.2 Şartname Hazırlama Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Şartnamelerin, ihtiyaca ilişkin her türlü özelliği belirtecek ve istekliler için rekabeti ve fırsat eşitliğini sağlayacak şekilde hazırlanması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.1.3 Yaklaşık Maliyet Hazırlama Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Alıma ilişkin her türlü fiyat araştırmasının yapılarak, piyasa gerçeklerine uygun bir maliyet tespit edilmesi, yaklaşık maliyetin gizliliğinin korunması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.1.4 İhale Usulü İle Satın Alma Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: İhale işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.1.5 Doğrudan Temin Usulü İle Satın Alma Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Doğrudan temin işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.1.6 Avans ve Kredi Yolu ile Satın Alma Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Avans ve kredi işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.1.7 Sözleşme Yönetimi Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Mal, hizmet ve yapım işlerinin şartname ve sözleşme hükümlerine uygun olarak teslim alınması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.1.8 Taşınır Yönetimi Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Taşınır ihtiyaçlarının uygun şartlarla ve zamanında karşılanması; kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||