Süreç
PP4.1, R0, Ekim 2024
Satın Alma Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ:
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Satın alma faaliyetlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
Stratejik Plan
Yatırım Programı
Yatırım/Araştırma Projeleri
Satın Alma Talepleri
İhtiyaç Raporları
Satın Alma Oluru
İhale Onay Belgesi
Doğrudan Temin Onay Belgesi
Avans / Kredi Onayı
Teklifler
Şikayet Başvuruları
Bilgi Edinme Talepleri
Fatura/İrsaliye
Teminatlar
Mal, Hizmet, Yapım İşi
Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazıları
Teknik Şartname
İdari Şartname
Sözleşme
Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı
Taşınır İşlem Fişi
OMÜ İş Takvimi
Ofis Ortamı
Teknolojik Altyapı, Donanım ve Yazılımlar
İnsan Kaynağı
Bütçe
Ambar
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS)
Mevzuat Bilgi Sistemi
Resmi Gazete
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
Kamu İhale Bülteni
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
Gazeteler
DMO E-Satış Portalı
BAP Otomasyon Sistemi
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
ODÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
İhtiyaç Raporları
Teknik Şartname
İdari Şartname
Sözleşme Tasarısı
Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli
Satın Alma Oluru
İhale Onay Belgesi
Doğrudan Temin Onay Belgesi
Avans / Kredi Onayı
Doğrudan Temin Teklif Mektubu
Satın Alma İlanları
Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı
Tek Kaynaktan Temin Formu
Zeyilname
İhale Komisyonu Görevlendirme Yazıları
İhale Komisyonu Tutanakları
İhale Komisyonu Kararı
İhale Sonuç İlanı
İşe Başlama Talimatı
Sözleşmeye Davet Yazıları
Sözleşme
Satın Alma Dosyası
Mal, Hizmet, Yapım İşi
Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazısı
Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı
Tedarikçi Değerlendirme Listeleri
Ödeme Emri Belgesi
Taşınır İşlem Fişi
Faaliyetler
F4.1.1 Satın Alma Planlama ve Karar Alma Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: İhtiyaçların birimlerin talepleri doğrultusunda gerçekçi bir şekilde tespit edilerek kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Talep toplama ve konsolide İşlemleri
- Talep değerlendirme işlemleri
- İhtiyaç raporu işlemleri
- Üst yönetici veya harcama yetkilisi onay/olur işlemleri
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F4.1.2 Şartname Hazırlama Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Şartnamelerin, ihtiyaca ilişkin her türlü özelliği belirtecek ve istekliler için rekabeti ve fırsat eşitliğini sağlayacak şekilde hazırlanması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Teknik şartname hazırlama işlemleri
- İdari şartname hazırlama işlemleri
- Sözleşme tasarısı hazırlama işlemleri
- Standart Formlar ve varsa diğer doküman hazırlama işlemleri
- Şartnamenin kontrol ve onay işlemleri
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
ODÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri:
F4.1.3 Yaklaşık Maliyet Hazırlama Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Alıma ilişkin her türlü fiyat araştırmasının yapılarak, piyasa gerçeklerine uygun bir maliyet tespit edilmesi, yaklaşık maliyetin gizliliğinin korunması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Piyasa fiyat araştırması işlemleri
- Kamu fiyat tarife/bülten araştırma işlemleri
- Gelen teklif ve fiyatların değerlendirme işlemleri
- Yaklaşık maliyet hesap cetvelinin hazırlanması
- Bütçe ödeneklerinin kontrolü işlemleri
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
ODÜ Kalite Yönetim Sistemi
İzleme Kriterleri:
F4.1.4 İhale Usulü İle Satın Alma Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: İhale işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Onay/Olur işlemleri
- İhale Kayıt İşlemleri
- İhale Dokümanı İşlemleri
- İlan işlemleri
- İhale komisyonu işlemleri
- Teklif alma işlemleri
- Tekliflerin değerlendirilmesi işlemleri
- İhale kararı işlemleri
- Yasaklılık Sorgulama İşlemleri
- Şikayet/İtiraz değerlendirme işlemleri
- Tebligat İşlemleri
- Sözleşmeye Davet İşlemleri
-
Dijital Ortam (Bilgisayar,
-
e-posta vb.)
-
Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
(ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri:
F4.1.5 Doğrudan Temin Usulü İle Satın Alma Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Doğrudan temin işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Onay/Olur işlemleri
- Teklif dağıtım/ilan işlemleri
- Teklif alma işlemleri
- Teklif değerlendirme işlemleri
- Uygun Görüş İşlemleri
- Yasaklılık Kontrolü İşlemleri
- EKAP Kayıt İşlemleri
- Sipariş/işe başlama tebliğ işlemleri
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F4.1.6 Avans ve Kredi Yolu ile Satın Alma Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Avans ve kredi işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Onay/Olur işlemleri
- Teklif alma işlemleri
- Teklif değerlendirme işlemleri
- Sipariş işlemleri
- Avans/Kredi kapatma işlemleri
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP)
-
Kamu İhale Bülteni
-
Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS)
-
DMO E-Satış Portalı
-
BAP Otomasyon Sistemi
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
-
(ÜNİKYS)
İzleme Kriterleri:
F4.1.7 Sözleşme Yönetimi Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Mal, hizmet ve yapım işlerinin şartname ve sözleşme hükümlerine uygun olarak teslim alınması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Sözleşme İşlemleri
- Teminat İşlemleri
- İş artışı işlemleri
- Tedarikçi Değerlendirme işlemleri
- Muayene ve Kabul Komisyonu oluşturma İşlemleri
- Denetim İşlemleri
- Muayene İşlemleri
- Geçici Kabul İşlemleri
- Kesin Kabul İşlemleri
- Kontrol teşkilatı işlemleri
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F4.1.8 Taşınır Yönetimi Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Taşınır ihtiyaçlarının uygun şartlarla ve zamanında karşılanması; kaynakların etkin ve verimli kullanılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Edinilen taşınırların giriş işlemleri
- Devir ve çıkış işlemleri
- Hurdaya ayırma işlemleri
- Sayım işlemleri
- Taşınır yönetim hesabı işlemleri
- Kullanıma verme işlemleri
- Resmi Mühür edinme işlemleri
- Ambar işlemleri
-
Elektronik Ortam
-
EBYS
-
Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS)
-
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
İzleme Kriterleri:
Satın Alma Süreci
| SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: | ||
| SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı | ||
| YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| SÜRECİN AMACI: Satın alma faaliyetlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması | ||
| GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
|---|---|---|
Stratejik Plan Yatırım Programı Yatırım/Araştırma Projeleri Satın Alma Talepleri İhtiyaç Raporları Satın Alma Oluru İhale Onay Belgesi Doğrudan Temin Onay Belgesi Avans / Kredi Onayı Teklifler Şikayet Başvuruları Bilgi Edinme Talepleri Fatura/İrsaliye Teminatlar Mal, Hizmet, Yapım İşi Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazıları Teknik Şartname İdari Şartname Sözleşme Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı Taşınır İşlem Fişi OMÜ İş Takvimi |
Ofis Ortamı Teknolojik Altyapı, Donanım ve Yazılımlar İnsan Kaynağı Bütçe Ambar Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS) Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS) Mevzuat Bilgi Sistemi Resmi Gazete Elektronik Kamu Alımları Platformu (EKAP) Kamu İhale Bülteni Basın İlan Kurumu İlan Bilgi Sistemi (İLANBİS) Gazeteler DMO E-Satış Portalı BAP Otomasyon Sistemi Bütünleşik Kamu Mali Yönetim Bilişim Sistemi (KBS) Mali Yönetim Sistemi (MYS) ODÜ Kalite Yönetim Sistemi (ÜNİKYS) |
İhtiyaç Raporları Teknik Şartname İdari Şartname Sözleşme Tasarısı Yaklaşık Maliyet Hesap Cetveli Satın Alma Oluru İhale Onay Belgesi Doğrudan Temin Onay Belgesi Avans / Kredi Onayı Doğrudan Temin Teklif Mektubu Satın Alma İlanları Piyasa Fiyat Araştırma Tutanağı Tek Kaynaktan Temin Formu Zeyilname İhale Komisyonu Görevlendirme Yazıları İhale Komisyonu Tutanakları İhale Komisyonu Kararı İhale Sonuç İlanı İşe Başlama Talimatı Sözleşmeye Davet Yazıları Sözleşme Satın Alma Dosyası Mal, Hizmet, Yapım İşi Muayene Kabul Komisyonu Görevlendirme Yazısı Muayene ve Kabul Komisyonu Tutanağı Tedarikçi Değerlendirme Listeleri Ödeme Emri Belgesi Taşınır İşlem Fişi |
F4.1.1 Satın Alma Planlama ve Karar Alma Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: İhtiyaçların birimlerin talepleri doğrultusunda gerçekçi bir şekilde tespit edilerek kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.1.2 Şartname Hazırlama Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Şartnamelerin, ihtiyaca ilişkin her türlü özelliği belirtecek ve istekliler için rekabeti ve fırsat eşitliğini sağlayacak şekilde hazırlanması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.1.3 Yaklaşık Maliyet Hazırlama Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Alıma ilişkin her türlü fiyat araştırmasının yapılarak, piyasa gerçeklerine uygun bir maliyet tespit edilmesi, yaklaşık maliyetin gizliliğinin korunması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.1.4 İhale Usulü İle Satın Alma Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: İhale işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.1.5 Doğrudan Temin Usulü İle Satın Alma Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Doğrudan temin işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.1.6 Avans ve Kredi Yolu ile Satın Alma Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Avans ve kredi işlemlerinde; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği ve kamuoyu denetimini gözeterek, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.1.7 Sözleşme Yönetimi Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Mal, hizmet ve yapım işlerinin şartname ve sözleşme hükümlerine uygun olarak teslim alınması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.1.8 Taşınır Yönetimi Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Taşınır ihtiyaçlarının uygun şartlarla ve zamanında karşılanması; kaynakların etkin ve verimli kullanılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||