Süreç
PP5.3, R0, Ekim 2024
Paydaş İlişkileri Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ:
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Kalite Koordinatörlüğü
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: ODÜ, geri bildirim yönetim politikası ile yürütmekte olduğu faaliyetlerin hizmet kalitesinin etkinliğini ve böylece paydaş memnuniyetini artırmak
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
Birimler arası yazışma
Kurumlar arası yazışma
Bireysel başvurular
Toplantı tutanakları
Gözden geçirme çıktıları
Anketler
Geri Bildirim Formu
Ofis Ortamı
Bilgisayar vb. Teknolojik Altyapı
İnsan Kaynağı
UBYS
KAYSİS-Yasal Mevzuat
ÜNİKYS-Geri Bildirim Modülü
Web Sayfası
ODÜ İş Takvimi
Kalite Eylem Planı
Geri bildirim kaydı
Geri bildirim raporları
Memnuniyet raporları
Geri bildirim formu
Faaliyetler
F5.3.1 Paydaş geri bildirimlerinin alınması
Faaliyetin Amacı: Yürütülen tüm faaliyetlere ilişkin iş ve işlemlerden etkilenen paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini anlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- ÜNİKYS Geri Bildirimler modülü ile geri bildirimlerin alınması
- Anket yönetim işlemleri
-
ÜNİKYS
-
UBYS
-
Dijital Ortam
-
Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri:
F5.3.2 Geri Bildirimlerin Değerlendirilmesi ve İzlenmesi
Faaliyetin Amacı: Bildirimlerin anlaşılması ve çözüme kavuşturulması yönünde şikâyet, öneri ve isteklerin alınmasından sonuçlandırılmasına kadar olan sürecin takibini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Geri bildirimin doğru birime yönlendirilmesi işlemleri
- Geri bildirimlerin öncelik ve aciliyet değerlendirmesi işlemleri
- Geri bildirimlerin DİF ihtiyacının tespiti ve takibinin yapılması işlemleri
-
ÜNİKYS
-
UBYS
-
Dijital Ortam
-
Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri:
F5.3.3 Geri Bildirim Faaliyetlerinin Tamamlanması ve Paydaşlara Bilgi Verilmesi
Faaliyetin Amacı: Yürütülen süreçlerin sonunda paydaşların memnuniyet düzeyini belirleyerek verilen hizmet kalitesinin artırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Geri bildirimlerin ÜNİKYS üzerinde yanıtlanma işlemleri
-
ÜNİKYS
-
UBYS
-
Dijital Ortam
-
Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri:
F5.3.4 Paydaş İlişkilerinin İyileştirilmesi
Faaliyetin Amacı: Paydaş memnuniyetini arttırmak, paydaş ilişkileri yönetim sürecinin etkinliğini ve sürekliliğini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Paydaş ilişkileri faaliyetinin Analiz ve Değerlendirme işlemleri
- Paydaş ilişkileri faaliyetinin raporlandırma işlemleri
- Paydaş ilişkileri faaliyetinin rapor sonuçlarına göre DİF işlemleri
-
ÜNİKYS
-
UBYS
-
Dijital Ortam
-
Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri:
F5.3.5 Paydaş Etkileşimi
Faaliyetin Amacı: Birim düzeyinde toplantılar, etkinlikler vb ile paydaş etkileşimini artırmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- İç-Dış Paydaş Etkinlikleri
- Toplumsal Faaliyetler
- Elektronik Ortam
- Fiziksel Ortam
- UBYS
- ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F5.3.6 Mezun İlişkileri Yönetimi
Faaliyetin Amacı: Mezunlarla İlişkilerin sürekliliğini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Mezunlarla İletişim İşlemleri
Mezun Etkinlikleri İşlemler
-
UBYS
-
ÜNİKYS
-
WEB SAYFASI
-
MEZUN BİLGİ SİSTEMİ
-
ÖĞRENCİ BİLGİ SİSTEMİ
-
Fiziki Ortam
-
Elektronik Ortam
İzleme Kriterleri:
F5.3.7 Anket İzleme ve Raporlama
Faaliyetin Amacı: Anketler aracılığıyla paydaş memnuniyet düzeyini belirlemek ve anketlerin değerlendirilmesi sonucunda anket eylem planını oluşturmak ve izlemek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Anket Uygulama ve İzleme Planını hazırlanması ve duyurulması
Anketlerin yazılımlar aracılığıyla (Survey, UBYS vb) gerçekleştirilmesi
Anket değerlendirme raporlarının hazırlanması ve duyurulması
Anket eylem planlarının hazırlanması ve izlenmesi
- UBYS
- Survey Yazılımı
- Mezun Bilgi Sistemi
- UBS
- Elektronik Ortam
- Fiziki Ortam
İzleme Kriterleri:
Paydaş İlişkileri Süreci
| SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: | ||
| SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Kalite Koordinatörlüğü | ||
| YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| SÜRECİN AMACI: ODÜ, geri bildirim yönetim politikası ile yürütmekte olduğu faaliyetlerin hizmet kalitesinin etkinliğini ve böylece paydaş memnuniyetini artırmak | ||
| GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
|---|---|---|
Birimler arası yazışma Kurumlar arası yazışma Bireysel başvurular Toplantı tutanakları Gözden geçirme çıktıları Anketler Geri Bildirim Formu
|
Ofis Ortamı Bilgisayar vb. Teknolojik Altyapı İnsan Kaynağı UBYS KAYSİS-Yasal Mevzuat ÜNİKYS-Geri Bildirim Modülü Web Sayfası ODÜ İş Takvimi Kalite Eylem Planı
|
Geri bildirim kaydı Geri bildirim raporları Memnuniyet raporları Geri bildirim formu |
Faaliyetler
F5.3.1 Paydaş geri bildirimlerinin alınması
| Faaliyetin Amacı: Yürütülen tüm faaliyetlere ilişkin iş ve işlemlerden etkilenen paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini anlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.2 Geri Bildirimlerin Değerlendirilmesi ve İzlenmesi
| Faaliyetin Amacı: Bildirimlerin anlaşılması ve çözüme kavuşturulması yönünde şikâyet, öneri ve isteklerin alınmasından sonuçlandırılmasına kadar olan sürecin takibini sağlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.3 Geri Bildirim Faaliyetlerinin Tamamlanması ve Paydaşlara Bilgi Verilmesi
| Faaliyetin Amacı: Yürütülen süreçlerin sonunda paydaşların memnuniyet düzeyini belirleyerek verilen hizmet kalitesinin artırmak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.4 Paydaş İlişkilerinin İyileştirilmesi
| Faaliyetin Amacı: Paydaş memnuniyetini arttırmak, paydaş ilişkileri yönetim sürecinin etkinliğini ve sürekliliğini sağlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.5 Paydaş Etkileşimi
| Faaliyetin Amacı: Birim düzeyinde toplantılar, etkinlikler vb ile paydaş etkileşimini artırmak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.6 Mezun İlişkileri Yönetimi
| Faaliyetin Amacı: Mezunlarla İlişkilerin sürekliliğini sağlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
Mezunlarla İletişim İşlemleri Mezun Etkinlikleri İşlemler |
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.3.7 Anket İzleme ve Raporlama
| Faaliyetin Amacı: Anketler aracılığıyla paydaş memnuniyet düzeyini belirlemek ve anketlerin değerlendirilmesi sonucunda anket eylem planını oluşturmak ve izlemek | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
Anket Uygulama ve İzleme Planını hazırlanması ve duyurulması
Anketlerin yazılımlar aracılığıyla (Survey, UBYS vb) gerçekleştirilmesi
Anket değerlendirme raporlarının hazırlanması ve duyurulması
Anket eylem planlarının hazırlanması ve izlenmesi
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||