Process
PP5.3, R0, October 2024
Paydaş İlişkileri Süreci
PROCESS COORDINATOR:
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: Kalite Koordinatörlüğü
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: ODÜ, geri bildirim yönetim politikası ile yürütmekte olduğu faaliyetlerin hizmet kalitesinin etkinliğini ve böylece paydaş memnuniyetini artırmak
ENTRIES
RESOURCES
OUTPUTS
Birimler arası yazışma
Kurumlar arası yazışma
Bireysel başvurular
Toplantı tutanakları
Gözden geçirme çıktıları
Anketler
Geri Bildirim Formu
Ofis Ortamı
Bilgisayar vb. Teknolojik Altyapı
İnsan Kaynağı
UBYS
KAYSİS-Yasal Mevzuat
ÜNİKYS-Geri Bildirim Modülü
Web Sayfası
ODÜ İş Takvimi
Kalite Eylem Planı
Geri bildirim kaydı
Geri bildirim raporları
Memnuniyet raporları
Geri bildirim formu
Activities
F5.3.1 Paydaş geri bildirimlerinin alınması
Goal of the Activity: Yürütülen tüm faaliyetlere ilişkin iş ve işlemlerden etkilenen paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini anlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- ÜNİKYS Geri Bildirimler modülü ile geri bildirimlerin alınması
- Anket yönetim işlemleri
-
ÜNİKYS
-
UBYS
-
Dijital Ortam
-
Fiziki Arşiv
Tracking Criterion:
F5.3.2 Geri Bildirimlerin Değerlendirilmesi ve İzlenmesi
Goal of the Activity: Bildirimlerin anlaşılması ve çözüme kavuşturulması yönünde şikâyet, öneri ve isteklerin alınmasından sonuçlandırılmasına kadar olan sürecin takibini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Geri bildirimin doğru birime yönlendirilmesi işlemleri
- Geri bildirimlerin öncelik ve aciliyet değerlendirmesi işlemleri
- Geri bildirimlerin DİF ihtiyacının tespiti ve takibinin yapılması işlemleri
-
ÜNİKYS
-
UBYS
-
Dijital Ortam
-
Fiziki Arşiv
Tracking Criterion:
F5.3.3 Geri Bildirim Faaliyetlerinin Tamamlanması ve Paydaşlara Bilgi Verilmesi
Goal of the Activity: Yürütülen süreçlerin sonunda paydaşların memnuniyet düzeyini belirleyerek verilen hizmet kalitesinin artırmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Geri bildirimlerin ÜNİKYS üzerinde yanıtlanma işlemleri
-
ÜNİKYS
-
UBYS
-
Dijital Ortam
-
Fiziki Arşiv
Tracking Criterion:
F5.3.4 Paydaş İlişkilerinin İyileştirilmesi
Goal of the Activity: Paydaş memnuniyetini arttırmak, paydaş ilişkileri yönetim sürecinin etkinliğini ve sürekliliğini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Paydaş ilişkileri faaliyetinin Analiz ve Değerlendirme işlemleri
- Paydaş ilişkileri faaliyetinin raporlandırma işlemleri
- Paydaş ilişkileri faaliyetinin rapor sonuçlarına göre DİF işlemleri
-
ÜNİKYS
-
UBYS
-
Dijital Ortam
-
Fiziki Arşiv
Tracking Criterion:
F5.3.5 Paydaş Etkileşimi
Goal of the Activity: Birim düzeyinde toplantılar, etkinlikler vb ile paydaş etkileşimini artırmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- İç-Dış Paydaş Etkinlikleri
- Toplumsal Faaliyetler
- Elektronik Ortam
- Fiziksel Ortam
- UBYS
- ÜNİKYS
Tracking Criterion:
F5.3.6 Mezun İlişkileri Yönetimi
Goal of the Activity: Mezunlarla İlişkilerin sürekliliğini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
Mezunlarla İletişim İşlemleri
Mezun Etkinlikleri İşlemler
-
UBYS
-
ÜNİKYS
-
WEB SAYFASI
-
MEZUN BİLGİ SİSTEMİ
-
ÖĞRENCİ BİLGİ SİSTEMİ
-
Fiziki Ortam
-
Elektronik Ortam
Tracking Criterion:
F5.3.7 Anket İzleme ve Raporlama
Goal of the Activity: Anketler aracılığıyla paydaş memnuniyet düzeyini belirlemek ve anketlerin değerlendirilmesi sonucunda anket eylem planını oluşturmak ve izlemek
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
Anket Uygulama ve İzleme Planını hazırlanması ve duyurulması
Anketlerin yazılımlar aracılığıyla (Survey, UBYS vb) gerçekleştirilmesi
Anket değerlendirme raporlarının hazırlanması ve duyurulması
Anket eylem planlarının hazırlanması ve izlenmesi
- UBYS
- Survey Yazılımı
- Mezun Bilgi Sistemi
- UBS
- Elektronik Ortam
- Fiziki Ortam
Tracking Criterion:
Paydaş İlişkileri Süreci
| PROCESS COORDINATOR: | ||
| RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: Kalite Koordinatörlüğü | ||
| AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| GOAL OF PROCESS: ODÜ, geri bildirim yönetim politikası ile yürütmekte olduğu faaliyetlerin hizmet kalitesinin etkinliğini ve böylece paydaş memnuniyetini artırmak | ||
| ENTRIES | RESOURCES | OUTPUTS |
|---|---|---|
Birimler arası yazışma Kurumlar arası yazışma Bireysel başvurular Toplantı tutanakları Gözden geçirme çıktıları Anketler Geri Bildirim Formu
|
Ofis Ortamı Bilgisayar vb. Teknolojik Altyapı İnsan Kaynağı UBYS KAYSİS-Yasal Mevzuat ÜNİKYS-Geri Bildirim Modülü Web Sayfası ODÜ İş Takvimi Kalite Eylem Planı
|
Geri bildirim kaydı Geri bildirim raporları Memnuniyet raporları Geri bildirim formu |
Activities
F5.3.1 Paydaş geri bildirimlerinin alınması
| Goal of the Activity: Yürütülen tüm faaliyetlere ilişkin iş ve işlemlerden etkilenen paydaşların ihtiyaç ve beklentilerini anlamak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F5.3.2 Geri Bildirimlerin Değerlendirilmesi ve İzlenmesi
| Goal of the Activity: Bildirimlerin anlaşılması ve çözüme kavuşturulması yönünde şikâyet, öneri ve isteklerin alınmasından sonuçlandırılmasına kadar olan sürecin takibini sağlamak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F5.3.3 Geri Bildirim Faaliyetlerinin Tamamlanması ve Paydaşlara Bilgi Verilmesi
| Goal of the Activity: Yürütülen süreçlerin sonunda paydaşların memnuniyet düzeyini belirleyerek verilen hizmet kalitesinin artırmak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F5.3.4 Paydaş İlişkilerinin İyileştirilmesi
| Goal of the Activity: Paydaş memnuniyetini arttırmak, paydaş ilişkileri yönetim sürecinin etkinliğini ve sürekliliğini sağlamak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F5.3.5 Paydaş Etkileşimi
| Goal of the Activity: Birim düzeyinde toplantılar, etkinlikler vb ile paydaş etkileşimini artırmak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F5.3.6 Mezun İlişkileri Yönetimi
| Goal of the Activity: Mezunlarla İlişkilerin sürekliliğini sağlamak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
Mezunlarla İletişim İşlemleri Mezun Etkinlikleri İşlemler |
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F5.3.7 Anket İzleme ve Raporlama
| Goal of the Activity: Anketler aracılığıyla paydaş memnuniyet düzeyini belirlemek ve anketlerin değerlendirilmesi sonucunda anket eylem planını oluşturmak ve izlemek | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
Anket Uygulama ve İzleme Planını hazırlanması ve duyurulması
Anketlerin yazılımlar aracılığıyla (Survey, UBYS vb) gerçekleştirilmesi
Anket değerlendirme raporlarının hazırlanması ve duyurulması
Anket eylem planlarının hazırlanması ve izlenmesi
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||