Process
PP1.3, R0, October 2024
Öğrenci İşleri Süreci
PROCESS COORDINATOR:
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Öğrenci İşleri Sürecinde yürütülen iş ve faaliyetlerin doğru ve eksiksiz yürütülmesi amacıyla yapılan tüm hizmetin toplumsal faydaya dönüştürmek
ENTRIES
RESOURCES
OUTPUTS
Rektörlük Yazıları
Akademik Birimlerden Gelen Yazılar
Dilekçe ve Başvuru Evrakları
Kurum/Kuruluşlarla Yapılan Yazışmalar
Rapor/İzin Formları
ÖSYM Yerleştirme Belgeleri
Yabancı Uyruklu Öğrenci Yerleştirme Belgeleri (YÖS vb.)
Kanuni Yükümlülükten Kaynaklanan Bilgilendirmeler (Göç İdaresi, Askerlik Şubesi, KYK vb.)
ODÜ İş Takvimi
Ofis Ortamı
Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları
İnsan Kaynağı
EBYS
Eğitim Materyalleri
Fiziki Mekân
Enerji (Doğalgaz, Elektrik vb.)
Yasal Mevzuat
ÜNİPA Yazılımı
ODÜ UNİKYS Yazılımı
YÖKSİS
KAYSİS
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
Çift Anadal – Yan Dal Başvuru Sistemi
Yatay Geçiş Başvuru Sistemi
Özel Yetenek Sınavı Başvuru Sistemi
YÖS Başvuru ve Yerleştirme Sistemi
Mezuniyet Belgeleri (Diploma, Diploma Eki vb.)
Eğitim-Öğretim Faaliyetlerine İlişkin Duyuru / Bilgilendirme / Güncellemeler
Belge (Transkript, Öğrenci Belgesi vb.)
Öğrenciye Özel Dokümanlar
Öğrenci İşlerine Ait Veriler ve Raporlar
Activities
F1.3.1 Akademik takvim işlemleri
Goal of the Activity: Akademik takvimin eğitim-öğretim planlamasına uygun olarak yürütmek
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- İlgili Birimlerden akademik takvimlerin talep edilmesi.
- Senatoya sunulması.
- Senato onayından sonra bütün birimlere dağıtım yapılıp, Üniversite web sayfasında ilan edilmesi.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
- ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
Tracking Criterion:
F1.3.2 Kontenjan işlemleri
Goal of the Activity: Doğru ve zamanında kontenjan işlenip eğitim altyapısı olan birime öğrenci yerleştirmek
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
İlgili Birimlerden kontenjanların talep edilmesi
Senatoya sunulması
Senato onayından sonra YÖKSİS Bilgi Sistemine işlenilmesi
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
- ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
Tracking Criterion:
F1.3.3 Kayıt işlemleri (DGS, Uluslararası öğrenciler, ek yerleştirme, yatay geçiş, af, özel öğrenci, özel yetenek vb.) / Çift anadal / yandal işlemleri
Goal of the Activity: Kayıt işlemlerini doğru ve etkin şekilde yapmak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Yerleştirme sonuçları açıklandıktan sonra kazanan öğrencilerin bilgileri Öğrenci Bilgi Sistemine ÖSYM tarafından aktarılması.
- Belirlenen kayıt tarihlerinde elektronik ortamda ve kayıt yerlerinde kayıtların yapılması.
- Kayıtları tamamlanan öğrencilere Öğrenci Bilgi Sistemine kayıtlanması konusunda web ve yüz yüze bilgi verilmesi.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
Tracking Criterion:
F1.3.4 Değişim ve özel öğrenci işlemleri
Goal of the Activity: Değişim ve özel öğrencilikle ilgili yapılan başvuruların değerlendirilmek, sonuçlandırılmak ve yayınlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- İlgili Birimlerden değişim ve özel öğrenci kontenjanları talep edilir.
- Senatoya sunulur.
- Senato onayından sonra ilgili Birimlere iletilir.
-
EBYS
-
Web Sayfası
Tracking Criterion:
F1.3.5 Not girişi (tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi) işlemleri
Goal of the Activity: Not girişlerinin belirlenen süre içinde doğru ve eksiksiz olarak yapılması
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Belirlenen sürelerde Öğrenci Bilgi Sisteminin not girişine açılması.
- Not girişleri için belirlenen süre bitiminde Öğrenci Bilgi Sisteminin kapatılması.
- Tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi yapıldığında Öğrenci Bilgi Sistemine not girişlerinin yapılması.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
Tracking Criterion:
F1.3.6 Mezuniyet, diploma, diploma eki işlemleri
Goal of the Activity: Mezuniyet işlemlerinin yapıldıktan sonra diploma ve mezuniyet belgelerinin düzenlenmesine ilişkin çalışmaların tamamının hızlı ve etkin bir şekilde yapılması
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Mezun olmaya hak kazanan öğrencilerin durumları transkript belgelerinden incelendikten sonra öğrenci mezuniyetlerinin yapılması.
- Mezuniyet tarihleri sisteme işlendikten sonra öğrencilere verilecek olan diploma, diploma eki belgelerinin hazırlanması. (Sağlık programlarından mezun olan öğrencilerin diplomaları İl Sağlık Müdürlüklerine ve Sağlık Bakanlığına gönderilmesi.)
- Arşivlenen diplomaların öğrencilerin talep etmeleri durumunda teslim edilmesi.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
Tracking Criterion:
F1.3.7 Öğrenci burs işlemleri
Goal of the Activity: Öğrencilerin öğrenim hayatı boyunca alacak oldukları burslara ilişkin yapılacak olan çalışmalar
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Üniversite Vakfı ve özel kuruluşlarca verilecek olan burslara ilişkin başvuru şartları ve tarihlerinin web sayfamızdan ve sosyal medyadan duyurulması.
- Burs almaya hak kazanan öğrencilerin listelerinin ilgili Birimlere iletilmesi.
- Öğrencilere ödenecek olan burslara ait ücretlerin aktarımın yapılması için Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile yazışma yapılması.
- Yazışma sonrasında hesaplara aktarılan ücretin bankaya ve öğrenci hesaplarına yatırılması.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
MYS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
Tracking Criterion:
F1.3.8 Öğrenci özlük işlemleri ve belge işlemleri
Goal of the Activity: Öğrenci özlük ve belge işlemlerini yürütmek
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Öğrenci belge ve özlük işlemleri için belge talep edilmesi.
- Talep edilen belgenin hazırlanıp ilgili öğrenciye teslim edilmesi.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
Tracking Criterion:
F1.3.9 Müfredat güncelleme işlemleri
Goal of the Activity: Eğitim-Öğretim süresi boyunca öğrencilerin bağlı oldukların müfredatlar da yer alan derslerdeki değişiklikleri güncellemek
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
Müfredat la ilgili taleplerin toplanması.
Eğitim Komisyonunda değerlendirilmesi.
Senatoya sunulması.
Öğrenci Bilgi Sisteminde değişikliklerin yapılması.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
Tracking Criterion:
F1.3.10 Yaz okulu işlemleri
Goal of the Activity: yaz okulu çalışmalarının yürütülmesini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Yaz okulu taleplerinin alınması
- Yaz okulu açacak olan Birimlerden derslerin talep edilmesi.
- Öğrenci Bilgi Sisteminde derslerin açılması, webde ilan edilmesi.
- Web sayfamızda duyuru yapılarak ders kayıtlarının yapılması.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
Tracking Criterion:
F1.3.11 Ders kayıtlanma işlemleri
Goal of the Activity: Ders kayıtlanmalarına ilişkin çalışmaların zamanında ve eksiksiz olarak yürütülmesi sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- İlgili yıl/yarıyılda açılacak derslerin birimlerden talep edilmesi.
- Öğrenci Bilgi Sisteminde derslerin açılması.
- Web sayfamızda duyuru yapılarak ders kayıtlarının yapılması.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
Tracking Criterion:
F1.3.12 Öğrenci veri tabanı yönetilmesi işlemleri
Goal of the Activity: Öğrencilerin almış oldukları ders ve notların yedeklenmesine ilişkin yapılacak olan çalışmaların yürütülmesini sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Bilgi yönetim sistemi üzerinden yazılım sisteminin bilgi akışının ve destek hizmetlerinin sağlanması.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
Tracking Criterion:
F1.3.13 Katkı payı ve öğrenim ücretleri işlemleri
Goal of the Activity: Öğrenciden öğrenim hayatı boyunca alınacak olan öğrenim ücretlerinin takibinin yapılması ve ücretlerin güncellenme işlemlerini yürütmek
Units in Which the Activity Is Carried Out:
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
- Üniversitemizde kayıtlı olan öğrencilerden dönem uzatan, uluslararası öğrenciler ve birden fazla yükseköğretim kurumuna kayıtlı öğrencilerin Öğrenci Bilgi Sisteminde borçlandırılması.
- Ödeme işlemlerinin Öğrenci Bilgi Sistemi üzerinde takip edilmesi.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
Tracking Criterion:
Öğrenci İşleri Süreci
| PROCESS COORDINATOR: | ||
| RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | ||
| AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| GOAL OF PROCESS: Öğrenci İşleri Sürecinde yürütülen iş ve faaliyetlerin doğru ve eksiksiz yürütülmesi amacıyla yapılan tüm hizmetin toplumsal faydaya dönüştürmek | ||
| ENTRIES | RESOURCES | OUTPUTS |
|---|---|---|
Rektörlük Yazıları Akademik Birimlerden Gelen Yazılar Dilekçe ve Başvuru Evrakları Kurum/Kuruluşlarla Yapılan Yazışmalar Rapor/İzin Formları ÖSYM Yerleştirme Belgeleri Yabancı Uyruklu Öğrenci Yerleştirme Belgeleri (YÖS vb.) Kanuni Yükümlülükten Kaynaklanan Bilgilendirmeler (Göç İdaresi, Askerlik Şubesi, KYK vb.) ODÜ İş Takvimi |
Ofis Ortamı Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları İnsan Kaynağı EBYS Eğitim Materyalleri Fiziki Mekân Enerji (Doğalgaz, Elektrik vb.) Yasal Mevzuat ÜNİPA Yazılımı ODÜ UNİKYS Yazılımı YÖKSİS KAYSİS Mali Yönetim Sistemi (MYS) Çift Anadal – Yan Dal Başvuru Sistemi Yatay Geçiş Başvuru Sistemi Özel Yetenek Sınavı Başvuru Sistemi YÖS Başvuru ve Yerleştirme Sistemi |
Mezuniyet Belgeleri (Diploma, Diploma Eki vb.) Eğitim-Öğretim Faaliyetlerine İlişkin Duyuru / Bilgilendirme / Güncellemeler Belge (Transkript, Öğrenci Belgesi vb.) Öğrenciye Özel Dokümanlar Öğrenci İşlerine Ait Veriler ve Raporlar |
Activities
F1.3.1 Akademik takvim işlemleri
| Goal of the Activity: Akademik takvimin eğitim-öğretim planlamasına uygun olarak yürütmek | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.3.2 Kontenjan işlemleri
| Goal of the Activity: Doğru ve zamanında kontenjan işlenip eğitim altyapısı olan birime öğrenci yerleştirmek | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
İlgili Birimlerden kontenjanların talep edilmesi Senatoya sunulması Senato onayından sonra YÖKSİS Bilgi Sistemine işlenilmesi |
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.3.3 Kayıt işlemleri (DGS, Uluslararası öğrenciler, ek yerleştirme, yatay geçiş, af, özel öğrenci, özel yetenek vb.) / Çift anadal / yandal işlemleri
| Goal of the Activity: Kayıt işlemlerini doğru ve etkin şekilde yapmak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.3.4 Değişim ve özel öğrenci işlemleri
| Goal of the Activity: Değişim ve özel öğrencilikle ilgili yapılan başvuruların değerlendirilmek, sonuçlandırılmak ve yayınlamak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.3.5 Not girişi (tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi) işlemleri
| Goal of the Activity: Not girişlerinin belirlenen süre içinde doğru ve eksiksiz olarak yapılması | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.3.6 Mezuniyet, diploma, diploma eki işlemleri
| Goal of the Activity: Mezuniyet işlemlerinin yapıldıktan sonra diploma ve mezuniyet belgelerinin düzenlenmesine ilişkin çalışmaların tamamının hızlı ve etkin bir şekilde yapılması | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.3.7 Öğrenci burs işlemleri
| Goal of the Activity: Öğrencilerin öğrenim hayatı boyunca alacak oldukları burslara ilişkin yapılacak olan çalışmalar | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.3.8 Öğrenci özlük işlemleri ve belge işlemleri
| Goal of the Activity: Öğrenci özlük ve belge işlemlerini yürütmek | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.3.9 Müfredat güncelleme işlemleri
| Goal of the Activity: Eğitim-Öğretim süresi boyunca öğrencilerin bağlı oldukların müfredatlar da yer alan derslerdeki değişiklikleri güncellemek | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
Müfredat la ilgili taleplerin toplanması. Eğitim Komisyonunda değerlendirilmesi. Senatoya sunulması. Öğrenci Bilgi Sisteminde değişikliklerin yapılması. |
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.3.10 Yaz okulu işlemleri
| Goal of the Activity: yaz okulu çalışmalarının yürütülmesini sağlamak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.3.11 Ders kayıtlanma işlemleri
| Goal of the Activity: Ders kayıtlanmalarına ilişkin çalışmaların zamanında ve eksiksiz olarak yürütülmesi sağlamak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.3.12 Öğrenci veri tabanı yönetilmesi işlemleri
| Goal of the Activity: Öğrencilerin almış oldukları ders ve notların yedeklenmesine ilişkin yapılacak olan çalışmaların yürütülmesini sağlamak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||
F1.3.13 Katkı payı ve öğrenim ücretleri işlemleri
| Goal of the Activity: Öğrenciden öğrenim hayatı boyunca alınacak olan öğrenim ücretlerinin takibinin yapılması ve ücretlerin güncellenme işlemlerini yürütmek | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
|
|
||
| Tracking Criterion: | |||