Süreç
PP1.3, R0, Ekim 2024
Öğrenci İşleri Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ:
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Öğrenci İşleri Sürecinde yürütülen iş ve faaliyetlerin doğru ve eksiksiz yürütülmesi amacıyla yapılan tüm hizmetin toplumsal faydaya dönüştürmek
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
Rektörlük Yazıları
Akademik Birimlerden Gelen Yazılar
Dilekçe ve Başvuru Evrakları
Kurum/Kuruluşlarla Yapılan Yazışmalar
Rapor/İzin Formları
ÖSYM Yerleştirme Belgeleri
Yabancı Uyruklu Öğrenci Yerleştirme Belgeleri (YÖS vb.)
Kanuni Yükümlülükten Kaynaklanan Bilgilendirmeler (Göç İdaresi, Askerlik Şubesi, KYK vb.)
ODÜ İş Takvimi
Ofis Ortamı
Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları
İnsan Kaynağı
EBYS
Eğitim Materyalleri
Fiziki Mekân
Enerji (Doğalgaz, Elektrik vb.)
Yasal Mevzuat
ÜNİPA Yazılımı
ODÜ UNİKYS Yazılımı
YÖKSİS
KAYSİS
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
Çift Anadal – Yan Dal Başvuru Sistemi
Yatay Geçiş Başvuru Sistemi
Özel Yetenek Sınavı Başvuru Sistemi
YÖS Başvuru ve Yerleştirme Sistemi
Mezuniyet Belgeleri (Diploma, Diploma Eki vb.)
Eğitim-Öğretim Faaliyetlerine İlişkin Duyuru / Bilgilendirme / Güncellemeler
Belge (Transkript, Öğrenci Belgesi vb.)
Öğrenciye Özel Dokümanlar
Öğrenci İşlerine Ait Veriler ve Raporlar
Faaliyetler
F1.3.1 Akademik takvim işlemleri
Faaliyetin Amacı: Akademik takvimin eğitim-öğretim planlamasına uygun olarak yürütmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- İlgili Birimlerden akademik takvimlerin talep edilmesi.
- Senatoya sunulması.
- Senato onayından sonra bütün birimlere dağıtım yapılıp, Üniversite web sayfasında ilan edilmesi.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
- ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F1.3.2 Kontenjan işlemleri
Faaliyetin Amacı: Doğru ve zamanında kontenjan işlenip eğitim altyapısı olan birime öğrenci yerleştirmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
İlgili Birimlerden kontenjanların talep edilmesi
Senatoya sunulması
Senato onayından sonra YÖKSİS Bilgi Sistemine işlenilmesi
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
- ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F1.3.3 Kayıt işlemleri (DGS, Uluslararası öğrenciler, ek yerleştirme, yatay geçiş, af, özel öğrenci, özel yetenek vb.) / Çift anadal / yandal işlemleri
Faaliyetin Amacı: Kayıt işlemlerini doğru ve etkin şekilde yapmak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Yerleştirme sonuçları açıklandıktan sonra kazanan öğrencilerin bilgileri Öğrenci Bilgi Sistemine ÖSYM tarafından aktarılması.
- Belirlenen kayıt tarihlerinde elektronik ortamda ve kayıt yerlerinde kayıtların yapılması.
- Kayıtları tamamlanan öğrencilere Öğrenci Bilgi Sistemine kayıtlanması konusunda web ve yüz yüze bilgi verilmesi.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F1.3.4 Değişim ve özel öğrenci işlemleri
Faaliyetin Amacı: Değişim ve özel öğrencilikle ilgili yapılan başvuruların değerlendirilmek, sonuçlandırılmak ve yayınlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- İlgili Birimlerden değişim ve özel öğrenci kontenjanları talep edilir.
- Senatoya sunulur.
- Senato onayından sonra ilgili Birimlere iletilir.
-
EBYS
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F1.3.5 Not girişi (tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi) işlemleri
Faaliyetin Amacı: Not girişlerinin belirlenen süre içinde doğru ve eksiksiz olarak yapılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Belirlenen sürelerde Öğrenci Bilgi Sisteminin not girişine açılması.
- Not girişleri için belirlenen süre bitiminde Öğrenci Bilgi Sisteminin kapatılması.
- Tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi yapıldığında Öğrenci Bilgi Sistemine not girişlerinin yapılması.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F1.3.6 Mezuniyet, diploma, diploma eki işlemleri
Faaliyetin Amacı: Mezuniyet işlemlerinin yapıldıktan sonra diploma ve mezuniyet belgelerinin düzenlenmesine ilişkin çalışmaların tamamının hızlı ve etkin bir şekilde yapılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Mezun olmaya hak kazanan öğrencilerin durumları transkript belgelerinden incelendikten sonra öğrenci mezuniyetlerinin yapılması.
- Mezuniyet tarihleri sisteme işlendikten sonra öğrencilere verilecek olan diploma, diploma eki belgelerinin hazırlanması. (Sağlık programlarından mezun olan öğrencilerin diplomaları İl Sağlık Müdürlüklerine ve Sağlık Bakanlığına gönderilmesi.)
- Arşivlenen diplomaların öğrencilerin talep etmeleri durumunda teslim edilmesi.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F1.3.7 Öğrenci burs işlemleri
Faaliyetin Amacı: Öğrencilerin öğrenim hayatı boyunca alacak oldukları burslara ilişkin yapılacak olan çalışmalar
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Üniversite Vakfı ve özel kuruluşlarca verilecek olan burslara ilişkin başvuru şartları ve tarihlerinin web sayfamızdan ve sosyal medyadan duyurulması.
- Burs almaya hak kazanan öğrencilerin listelerinin ilgili Birimlere iletilmesi.
- Öğrencilere ödenecek olan burslara ait ücretlerin aktarımın yapılması için Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile yazışma yapılması.
- Yazışma sonrasında hesaplara aktarılan ücretin bankaya ve öğrenci hesaplarına yatırılması.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
MYS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F1.3.8 Öğrenci özlük işlemleri ve belge işlemleri
Faaliyetin Amacı: Öğrenci özlük ve belge işlemlerini yürütmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Öğrenci belge ve özlük işlemleri için belge talep edilmesi.
- Talep edilen belgenin hazırlanıp ilgili öğrenciye teslim edilmesi.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F1.3.9 Müfredat güncelleme işlemleri
Faaliyetin Amacı: Eğitim-Öğretim süresi boyunca öğrencilerin bağlı oldukların müfredatlar da yer alan derslerdeki değişiklikleri güncellemek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Müfredat la ilgili taleplerin toplanması.
Eğitim Komisyonunda değerlendirilmesi.
Senatoya sunulması.
Öğrenci Bilgi Sisteminde değişikliklerin yapılması.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F1.3.10 Yaz okulu işlemleri
Faaliyetin Amacı: yaz okulu çalışmalarının yürütülmesini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Yaz okulu taleplerinin alınması
- Yaz okulu açacak olan Birimlerden derslerin talep edilmesi.
- Öğrenci Bilgi Sisteminde derslerin açılması, webde ilan edilmesi.
- Web sayfamızda duyuru yapılarak ders kayıtlarının yapılması.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F1.3.11 Ders kayıtlanma işlemleri
Faaliyetin Amacı: Ders kayıtlanmalarına ilişkin çalışmaların zamanında ve eksiksiz olarak yürütülmesi sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- İlgili yıl/yarıyılda açılacak derslerin birimlerden talep edilmesi.
- Öğrenci Bilgi Sisteminde derslerin açılması.
- Web sayfamızda duyuru yapılarak ders kayıtlarının yapılması.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F1.3.12 Öğrenci veri tabanı yönetilmesi işlemleri
Faaliyetin Amacı: Öğrencilerin almış oldukları ders ve notların yedeklenmesine ilişkin yapılacak olan çalışmaların yürütülmesini sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Bilgi yönetim sistemi üzerinden yazılım sisteminin bilgi akışının ve destek hizmetlerinin sağlanması.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F1.3.13 Katkı payı ve öğrenim ücretleri işlemleri
Faaliyetin Amacı: Öğrenciden öğrenim hayatı boyunca alınacak olan öğrenim ücretlerinin takibinin yapılması ve ücretlerin güncellenme işlemlerini yürütmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Üniversitemizde kayıtlı olan öğrencilerden dönem uzatan, uluslararası öğrenciler ve birden fazla yükseköğretim kurumuna kayıtlı öğrencilerin Öğrenci Bilgi Sisteminde borçlandırılması.
- Ödeme işlemlerinin Öğrenci Bilgi Sistemi üzerinde takip edilmesi.
-
EBYS
-
ÜNİPA Yazılımı
-
YÖKSİS
-
Dijital Ortam
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
-
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
Öğrenci İşleri Süreci
| SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: | ||
| SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | ||
| YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| SÜRECİN AMACI: Öğrenci İşleri Sürecinde yürütülen iş ve faaliyetlerin doğru ve eksiksiz yürütülmesi amacıyla yapılan tüm hizmetin toplumsal faydaya dönüştürmek | ||
| GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
|---|---|---|
Rektörlük Yazıları Akademik Birimlerden Gelen Yazılar Dilekçe ve Başvuru Evrakları Kurum/Kuruluşlarla Yapılan Yazışmalar Rapor/İzin Formları ÖSYM Yerleştirme Belgeleri Yabancı Uyruklu Öğrenci Yerleştirme Belgeleri (YÖS vb.) Kanuni Yükümlülükten Kaynaklanan Bilgilendirmeler (Göç İdaresi, Askerlik Şubesi, KYK vb.) ODÜ İş Takvimi |
Ofis Ortamı Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları İnsan Kaynağı EBYS Eğitim Materyalleri Fiziki Mekân Enerji (Doğalgaz, Elektrik vb.) Yasal Mevzuat ÜNİPA Yazılımı ODÜ UNİKYS Yazılımı YÖKSİS KAYSİS Mali Yönetim Sistemi (MYS) Çift Anadal – Yan Dal Başvuru Sistemi Yatay Geçiş Başvuru Sistemi Özel Yetenek Sınavı Başvuru Sistemi YÖS Başvuru ve Yerleştirme Sistemi |
Mezuniyet Belgeleri (Diploma, Diploma Eki vb.) Eğitim-Öğretim Faaliyetlerine İlişkin Duyuru / Bilgilendirme / Güncellemeler Belge (Transkript, Öğrenci Belgesi vb.) Öğrenciye Özel Dokümanlar Öğrenci İşlerine Ait Veriler ve Raporlar |
Faaliyetler
F1.3.1 Akademik takvim işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Akademik takvimin eğitim-öğretim planlamasına uygun olarak yürütmek | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.3.2 Kontenjan işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Doğru ve zamanında kontenjan işlenip eğitim altyapısı olan birime öğrenci yerleştirmek | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
İlgili Birimlerden kontenjanların talep edilmesi Senatoya sunulması Senato onayından sonra YÖKSİS Bilgi Sistemine işlenilmesi |
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.3.3 Kayıt işlemleri (DGS, Uluslararası öğrenciler, ek yerleştirme, yatay geçiş, af, özel öğrenci, özel yetenek vb.) / Çift anadal / yandal işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Kayıt işlemlerini doğru ve etkin şekilde yapmak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.3.4 Değişim ve özel öğrenci işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Değişim ve özel öğrencilikle ilgili yapılan başvuruların değerlendirilmek, sonuçlandırılmak ve yayınlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.3.5 Not girişi (tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi) işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Not girişlerinin belirlenen süre içinde doğru ve eksiksiz olarak yapılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.3.6 Mezuniyet, diploma, diploma eki işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Mezuniyet işlemlerinin yapıldıktan sonra diploma ve mezuniyet belgelerinin düzenlenmesine ilişkin çalışmaların tamamının hızlı ve etkin bir şekilde yapılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.3.7 Öğrenci burs işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Öğrencilerin öğrenim hayatı boyunca alacak oldukları burslara ilişkin yapılacak olan çalışmalar | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.3.8 Öğrenci özlük işlemleri ve belge işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Öğrenci özlük ve belge işlemlerini yürütmek | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.3.9 Müfredat güncelleme işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Eğitim-Öğretim süresi boyunca öğrencilerin bağlı oldukların müfredatlar da yer alan derslerdeki değişiklikleri güncellemek | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
Müfredat la ilgili taleplerin toplanması. Eğitim Komisyonunda değerlendirilmesi. Senatoya sunulması. Öğrenci Bilgi Sisteminde değişikliklerin yapılması. |
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.3.10 Yaz okulu işlemleri
| Faaliyetin Amacı: yaz okulu çalışmalarının yürütülmesini sağlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.3.11 Ders kayıtlanma işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Ders kayıtlanmalarına ilişkin çalışmaların zamanında ve eksiksiz olarak yürütülmesi sağlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.3.12 Öğrenci veri tabanı yönetilmesi işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Öğrencilerin almış oldukları ders ve notların yedeklenmesine ilişkin yapılacak olan çalışmaların yürütülmesini sağlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F1.3.13 Katkı payı ve öğrenim ücretleri işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Öğrenciden öğrenim hayatı boyunca alınacak olan öğrenim ücretlerinin takibinin yapılması ve ücretlerin güncellenme işlemlerini yürütmek | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||