Process
PP4.9, R0, July 2025
Toplumsal Katkı Süreçlerinin Yönetimi ve Toplumsal Katkı Kaynakları
PROCESS COORDINATOR:
RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: REKTÖRLÜK, Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Kütüphane ve Dökümantasyon Daire Başkanlığı, Protokol, Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Araştırma Merkezleri
AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev Tanımlarında Belirlenmiştir.
GOAL OF PROCESS: Kurum, toplumsal katkı faaliyetlerini stratejik amaçları ve hedefleri doğrultusunda yönetmelidir. Bu faaliyetler için uygun fiziki altyapı ve mali kaynaklar oluşturmalı ve bunların
etkin şekilde kullanımını sağlamalıdır.
ENTRIES
RESOURCES
OUTPUTS
kayıt formları
kayır için gerekli belgeler
başvuru formları
başvuru için gerekli belgeler
talep /istek formları
Ofis ortamı
Bilgisayar vb. teknolojik altyapı - donanım
İnsan kaynakları
EBYS
KAYSİS ve Yasal Mevzuat
Kayıt Listeleri
Yoklama Listeleri
Katılım/sonuç Belgesi
Activities
F4.9.1 Kurs/Sertifika/Seminer vb Programların Başvuru İşlemleri
Goal of the Activity: Üniversitemiz personel ve öğrencilerinin, ayrıca dışardan başvuru yapacak kişilerin talepleri doğrultusunda kurs/sertifika/seminer vb programların açılmasını sağlamak
Units in Which the Activity Is Carried Out: SÜREKLİ EĞİTİM UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
● Öğretim elemanı/birimler tarafından veya ODÜSEM tarafından belirlenen konularda açılması öngörülen Kurs/sertifika/seminer vb program için ODÜSEM web sayfasında yer alan “Eğitim Programı Öneri Formu” doldurularak Merkez Müdürlüğüne Sunulur
● Merkeze Sunulan “Eğitim Programı Öneri Formu” ODÜSEM Paneli üzerinden çevrimiçi kayda alınır
● Eğitim Programı Öneri Formu ODÜSEM Yönetim Kurulunda değerlendirilir
● ODÜSEM yönetim kurulunda öneri kabul edilirse; program önerisinin nihai kararı ve öneriye ait ödemeler ile öğretim elamanı görevlendirilmesi için karar Üniversite Yönetim Kuruluna Sunulur
● Üniversite Yönetim Kurulunda önerinin kabul edilmesi halinde programın başvuru işlemleri tamamlanmış olur
Çocuk Koruma Uygulama ve Araştırma Merkezi Birim Kalite Eylem Planı
Yazılım programları
EBYS
ODÜSEM Kurs Öneri ve Kurs Başvurunun Yapıldığı Yazılım Programı
Tracking Criterion:
F4.9.2 Kurs/Sertifika/Seminer vb Programların Duyuru İşlemleri
Goal of the Activity: Yürütülecek olan eğitim, kurs, seminer programlarının en kısa sürede hedef kitleye duyurulması amaçlanmaktadır
Units in Which the Activity Is Carried Out: Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, SÜREKLİ EĞİTİM UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
● Üniversite Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen programın ilgili çevrelere duyurulması için öneriyi hazırlayan öğretim elemanı/elemanları/birim/birimler ile iletişime geçilerek eğitim duyuru detayları planlanır
● Merkez tarafından ilan edilecek eğitim programı duyuru metni/afişi/el broşürü vs. hazırlanır
● Afiş içeriği, kurumsal yapıya uygunluk göstermesi açısından Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığına gönderilir ve afişin taraflarınca hazırlanıp son halinin birimimize göndermeleri istenir
● ODÜSEM tarafından hazırlatılan afişler eğitim programının niteliğine göre Üniversite içerisindeki birimlere Merkezden sorumlu Rektör Yardımcısı imzalı üst yazı ile gönderilir
● Afiş ve duyuru metni üniversite dışındaki kurumlara KEP, posta, kargo ya da elden ulaştırılır
● Eğitim afiş ve duyuru metni ODÜ ve ODÜSEM Web sayfalarında sosyal medya hesaplarında duyurulması sağlanır
Gerekli durumlarda eğitimle ilgili haber metni hazırlanarak Üniversite Basın Halkla ilişkiler Müdürlüğüne mail yolu ile gönderilerek ana sayfada haberleştirilmesi istenir
· ODÜSEM Kurs Öneri ve Kurs Başvurunun Yapıldığı Yazılım Programı:(https://odusem.odu.edu.tr/)
· EBYS
KEP adresleri
Tracking Criterion:
F4.9.3 Kurs/Sertifika/Seminer vb Programların Yürütülmesi
Goal of the Activity: Yürütülecek olan eğitim, kurs, seminer programlarının yürütülmesi, başvuruların alınması, yüz yüze ya da çevrim içi mekanların ayarlanması, katılımcılara programla ilgili bilgilerin iletilmesi, programın ihtiyaç duyduğu materyallerin temin edilmesi
Units in Which the Activity Is Carried Out: Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, SÜREKLİ EĞİTİM UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ, UZAKTAN EĞİTİM UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
● Üniversite Yönetim Kurulu Kararı (Ücretli durumlarda) veya ODÜSEM Yönetim Kurulu Kararı (Ücretsiz durumlarda) ilgili eğitimci/eğitimcilerin birimlerine EBYS üzerinden gönderilir.
● Duyurularda ilan edilen tarihlere göre adayların ön kayıtları Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından geliştirilmiş ODUSEM kurs başvuru yazılım sistemi (https://odusem.odu.edu.tr/) üzerinden alınır.
● Program için yeterli kursiyer sayısına ulaşılması halinde sistem üzerinden katılımcılara kesin kayıt yaptırmaları ve kurs ücretli ise kurs ücretini ödemeleri için sms gönderilir.
● Hedeflenen sayıya ulaşılmadı ise kursun iptal edildiği bilgisi mevcut katılımcılara sms ile ulaştırılır.
● Kesin kayıtta katılımcılardan;
a) Program eğer ücretli ise kursun ücretinin ödendiğine dair dekontunu
b) Öğrenci ise öğrenci belgesini
c) Kimlik kartı bilgilerini
d) İndirim uygulanacak ise özel durumunu belirten şehit/gazi yakınlığı derecesi, engelli kartı
gibi belgelerini ODÜSEM e-posta adresine göndermeleri ya da elden teslim etmeleri istenir.
● Kursun yapılacağı ortam fiziki ise yer veya salon tahsisi için Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığından veya ilgili birimlerden mekân tahsisi talep edilir.
● Kursun yapılacağı ortam çevrimiçi ise ODUZEM Biriminden bağlantı linki talep edilir.
EBYS
Tracking Criterion:
F4.9.4 Kurs/Sertifika/Seminer vb Programların Belgelendirilmesi
Goal of the Activity: Eğitim programları sonunda eğitimi başarı ile tamamlayanlara sertifika veya katılım belgesi düzenlemek
Units in Which the Activity Is Carried Out: Ordu Üniversitesi, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, SÜREKLİ EĞİTİM UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
● Sınav sonuç ve devam çizelgeleri kontrol edilir.
● Sertifika veya katılım belgeleri düzenlenerek Sağlık Kültür Daire Başkanlığınca hazırlanması istenir.
● Çıkartılan sertifika veya katılım belgeleri kontrol edilir.
● Sertifika veya katılım belgeleri imzaya sunulur.
● Sertifika veya katılım belgeleri imza karşılığı katılımcılara teslim edilir.
● Eğitimci/Eğitimciler için Teşekkür Belgesi Düzenlenir
● Tamamlanan eğitim ODÜSEM Etkinlik Listesine eklenir
● Eğitim dosyası kapatılır
Sürekli Eğitim Merkezi Birim Kalite Eylem Planı
● ODÜSEM Kurs Öneri ve Kurs Başvurunun Yapıldığı Yazılım Programı:(https://odusem.odu.edu.tr/)
● EBYS
● ODÜSEM Belge Defteri
Tracking Criterion:
F4.9.5 Kurs/Sertifika/Seminer vb Programların Eğitimci Ek Ödeme ve Katkı Payı İş Akışı
Goal of the Activity: Eğitim programları sonunda ilgili eğitimci/eğitimcilere ücretlerinin ödenmesi ve Katkı Payların Hesaplanması
Units in Which the Activity Is Carried Out: Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, SÜREKLİ EĞİTİM UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ
Activity Steps
Officer
Information/Recipe Documents
Registration Type
● Eğitim gerçekleştikten sonra, döner Sermaye İşletme Müdürlüğü aracılığı ile eğitime katılan katılımcı sayısı ile banka hesabına yatırmaları gereken tutar, bankadan gelen ekstre ile karşılaştırılır
● Eğitimci/eğitimcilerden en son aldıkları güncel maaş bordroları istenir
● Eğitimci ödemesi için ODÜSEM hesabına yatan para üzerinden Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünce hesap cetveli hazırlanır
● Harcama talimatı düzenlenerek ODÜSEM gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin imzasına sunulur
● Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünce hazırlanan evraklar, harcama talimatı, eğitimcinin maaş bordrosu, ek ödeme katkı payı bordrosu, hesap cetveli, eğitime ilişkin Üniversite Yönetim Kurulu kararı, ödeme emri belgesi ödenmek üzere Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğüne Gönderilir
● Ödeme işlemleri Gerçekleştikten sonra eğitimcinin almış olduğu ek ödeme matrahları KBS sistemindeki maaş matrahları ile birleştirilmesi için EBYS üzerinden ilgili birime gönderilir
● EBYS
Muhasebe Yönetim Sistemi (MYS)
Tracking Criterion:
Toplumsal Katkı Süreçlerinin Yönetimi ve Toplumsal Katkı Kaynakları
| PROCESS COORDINATOR: | ||
| RESPONSIBLE UNITS FOR THE PROCESS: REKTÖRLÜK, Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Kütüphane ve Dökümantasyon Daire Başkanlığı, Protokol, Basın ve Halkla İlişkiler Müdürlüğü, Araştırma Merkezleri | ||
| AUTHORIZATION AND RESPONSIBILITIES: Görev Tanımlarında Belirlenmiştir. | ||
| GOAL OF PROCESS: Kurum, toplumsal katkı faaliyetlerini stratejik amaçları ve hedefleri doğrultusunda yönetmelidir. Bu faaliyetler için uygun fiziki altyapı ve mali kaynaklar oluşturmalı ve bunların etkin şekilde kullanımını sağlamalıdır. | ||
| ENTRIES | RESOURCES | OUTPUTS |
|---|---|---|
kayıt formları
kayır için gerekli belgeler
başvuru formları
başvuru için gerekli belgeler
talep /istek formları
|
Ofis ortamı Bilgisayar vb. teknolojik altyapı - donanım İnsan kaynakları EBYS KAYSİS ve Yasal Mevzuat |
Kayıt Listeleri Yoklama Listeleri Katılım/sonuç Belgesi |
F4.9.1 Kurs/Sertifika/Seminer vb Programların Başvuru İşlemleri
| Goal of the Activity: Üniversitemiz personel ve öğrencilerinin, ayrıca dışardan başvuru yapacak kişilerin talepleri doğrultusunda kurs/sertifika/seminer vb programların açılmasını sağlamak | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: SÜREKLİ EĞİTİM UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
● Öğretim elemanı/birimler tarafından veya ODÜSEM tarafından belirlenen konularda açılması öngörülen Kurs/sertifika/seminer vb program için ODÜSEM web sayfasında yer alan “Eğitim Programı Öneri Formu” doldurularak Merkez Müdürlüğüne Sunulur ● Merkeze Sunulan “Eğitim Programı Öneri Formu” ODÜSEM Paneli üzerinden çevrimiçi kayda alınır ● Eğitim Programı Öneri Formu ODÜSEM Yönetim Kurulunda değerlendirilir ● ODÜSEM yönetim kurulunda öneri kabul edilirse; program önerisinin nihai kararı ve öneriye ait ödemeler ile öğretim elamanı görevlendirilmesi için karar Üniversite Yönetim Kuruluna Sunulur ● Üniversite Yönetim Kurulunda önerinin kabul edilmesi halinde programın başvuru işlemleri tamamlanmış olur |
Çocuk Koruma Uygulama ve Araştırma Merkezi Birim Kalite Eylem Planı |
Yazılım programları
EBYS
ODÜSEM Kurs Öneri ve Kurs Başvurunun Yapıldığı Yazılım Programı |
|
| Tracking Criterion: | |||
F4.9.2 Kurs/Sertifika/Seminer vb Programların Duyuru İşlemleri
| Goal of the Activity: Yürütülecek olan eğitim, kurs, seminer programlarının en kısa sürede hedef kitleye duyurulması amaçlanmaktadır | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, SÜREKLİ EĞİTİM UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
● Üniversite Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen programın ilgili çevrelere duyurulması için öneriyi hazırlayan öğretim elemanı/elemanları/birim/birimler ile iletişime geçilerek eğitim duyuru detayları planlanır ● Merkez tarafından ilan edilecek eğitim programı duyuru metni/afişi/el broşürü vs. hazırlanır ● Afiş içeriği, kurumsal yapıya uygunluk göstermesi açısından Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığına gönderilir ve afişin taraflarınca hazırlanıp son halinin birimimize göndermeleri istenir ● ODÜSEM tarafından hazırlatılan afişler eğitim programının niteliğine göre Üniversite içerisindeki birimlere Merkezden sorumlu Rektör Yardımcısı imzalı üst yazı ile gönderilir ● Afiş ve duyuru metni üniversite dışındaki kurumlara KEP, posta, kargo ya da elden ulaştırılır ● Eğitim afiş ve duyuru metni ODÜ ve ODÜSEM Web sayfalarında sosyal medya hesaplarında duyurulması sağlanır Gerekli durumlarda eğitimle ilgili haber metni hazırlanarak Üniversite Basın Halkla ilişkiler Müdürlüğüne mail yolu ile gönderilerek ana sayfada haberleştirilmesi istenir |
· ODÜSEM Kurs Öneri ve Kurs Başvurunun Yapıldığı Yazılım Programı:(https://odusem.odu.edu.tr/) · EBYS KEP adresleri |
||
| Tracking Criterion: | |||
F4.9.3 Kurs/Sertifika/Seminer vb Programların Yürütülmesi
| Goal of the Activity: Yürütülecek olan eğitim, kurs, seminer programlarının yürütülmesi, başvuruların alınması, yüz yüze ya da çevrim içi mekanların ayarlanması, katılımcılara programla ilgili bilgilerin iletilmesi, programın ihtiyaç duyduğu materyallerin temin edilmesi | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: Bilgi İşlem Daire Başkanlığı, Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, SÜREKLİ EĞİTİM UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ, UZAKTAN EĞİTİM UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
● Üniversite Yönetim Kurulu Kararı (Ücretli durumlarda) veya ODÜSEM Yönetim Kurulu Kararı (Ücretsiz durumlarda) ilgili eğitimci/eğitimcilerin birimlerine EBYS üzerinden gönderilir. ● Duyurularda ilan edilen tarihlere göre adayların ön kayıtları Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından geliştirilmiş ODUSEM kurs başvuru yazılım sistemi (https://odusem.odu.edu.tr/) üzerinden alınır. ● Program için yeterli kursiyer sayısına ulaşılması halinde sistem üzerinden katılımcılara kesin kayıt yaptırmaları ve kurs ücretli ise kurs ücretini ödemeleri için sms gönderilir. ● Hedeflenen sayıya ulaşılmadı ise kursun iptal edildiği bilgisi mevcut katılımcılara sms ile ulaştırılır. ● Kesin kayıtta katılımcılardan; a) Program eğer ücretli ise kursun ücretinin ödendiğine dair dekontunu b) Öğrenci ise öğrenci belgesini c) Kimlik kartı bilgilerini d) İndirim uygulanacak ise özel durumunu belirten şehit/gazi yakınlığı derecesi, engelli kartı gibi belgelerini ODÜSEM e-posta adresine göndermeleri ya da elden teslim etmeleri istenir. ● Kursun yapılacağı ortam fiziki ise yer veya salon tahsisi için Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığından veya ilgili birimlerden mekân tahsisi talep edilir. ● Kursun yapılacağı ortam çevrimiçi ise ODUZEM Biriminden bağlantı linki talep edilir. |
EBYS |
||
| Tracking Criterion: | |||
F4.9.4 Kurs/Sertifika/Seminer vb Programların Belgelendirilmesi
| Goal of the Activity: Eğitim programları sonunda eğitimi başarı ile tamamlayanlara sertifika veya katılım belgesi düzenlemek | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: Ordu Üniversitesi, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı, SÜREKLİ EĞİTİM UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
● Sınav sonuç ve devam çizelgeleri kontrol edilir. ● Sertifika veya katılım belgeleri düzenlenerek Sağlık Kültür Daire Başkanlığınca hazırlanması istenir. ● Çıkartılan sertifika veya katılım belgeleri kontrol edilir. ● Sertifika veya katılım belgeleri imzaya sunulur. ● Sertifika veya katılım belgeleri imza karşılığı katılımcılara teslim edilir. ● Eğitimci/Eğitimciler için Teşekkür Belgesi Düzenlenir ● Tamamlanan eğitim ODÜSEM Etkinlik Listesine eklenir ● Eğitim dosyası kapatılır |
Sürekli Eğitim Merkezi Birim Kalite Eylem Planı |
● ODÜSEM Kurs Öneri ve Kurs Başvurunun Yapıldığı Yazılım Programı:(https://odusem.odu.edu.tr/) ● EBYS ● ODÜSEM Belge Defteri |
|
| Tracking Criterion: | |||
F4.9.5 Kurs/Sertifika/Seminer vb Programların Eğitimci Ek Ödeme ve Katkı Payı İş Akışı
| Goal of the Activity: Eğitim programları sonunda ilgili eğitimci/eğitimcilere ücretlerinin ödenmesi ve Katkı Payların Hesaplanması | |||
| Units in Which the Activity Is Carried Out: Döner Sermaye İşletme Müdürlüğü, SÜREKLİ EĞİTİM UYGULAMA VE ARAŞTIRMA MERKEZİ | |||
| Activity Steps | Officer | Information/Recipe Documents | Registration Type |
|---|---|---|---|
● Eğitim gerçekleştikten sonra, döner Sermaye İşletme Müdürlüğü aracılığı ile eğitime katılan katılımcı sayısı ile banka hesabına yatırmaları gereken tutar, bankadan gelen ekstre ile karşılaştırılır ● Eğitimci/eğitimcilerden en son aldıkları güncel maaş bordroları istenir ● Eğitimci ödemesi için ODÜSEM hesabına yatan para üzerinden Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünce hesap cetveli hazırlanır ● Harcama talimatı düzenlenerek ODÜSEM gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin imzasına sunulur ● Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünce hazırlanan evraklar, harcama talimatı, eğitimcinin maaş bordrosu, ek ödeme katkı payı bordrosu, hesap cetveli, eğitime ilişkin Üniversite Yönetim Kurulu kararı, ödeme emri belgesi ödenmek üzere Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğüne Gönderilir ● Ödeme işlemleri Gerçekleştikten sonra eğitimcinin almış olduğu ek ödeme matrahları KBS sistemindeki maaş matrahları ile birleştirilmesi için EBYS üzerinden ilgili birime gönderilir |
● EBYS Muhasebe Yönetim Sistemi (MYS) |
||
| Tracking Criterion: | |||