●        Öğretim elemanı/birimler tarafından veya ODÜSEM tarafından belirlenen konularda açılması öngörülen Kurs/sertifika/seminer vb program için ODÜSEM web sayfasında yer alan “Eğitim Programı Öneri Formu” doldurularak Merkez Müdürlüğüne Sunulur

●        Merkeze Sunulan “Eğitim Programı Öneri Formu” ODÜSEM Paneli üzerinden çevrimiçi kayda alınır

●        Eğitim Programı Öneri Formu ODÜSEM Yönetim Kurulunda değerlendirilir

●         ODÜSEM yönetim kurulunda öneri kabul edilirse; program önerisinin nihai kararı ve öneriye ait ödemeler ile öğretim elamanı görevlendirilmesi için karar Üniversite Yönetim Kuruluna Sunulur

●        Üniversite Yönetim Kurulunda önerinin kabul edilmesi halinde programın başvuru işlemleri tamamlanmış olur

●        Üniversite Yönetim Kurulu tarafından kabul edilen programın ilgili çevrelere duyurulması için öneriyi hazırlayan öğretim elemanı/elemanları/birim/birimler ile iletişime geçilerek eğitim duyuru detayları planlanır

●        Merkez tarafından ilan edilecek eğitim programı duyuru metni/afişi/el broşürü vs. hazırlanır

●        Afiş içeriği, kurumsal yapıya uygunluk göstermesi açısından Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığına gönderilir ve afişin taraflarınca hazırlanıp son halinin birimimize göndermeleri istenir

●        ODÜSEM tarafından hazırlatılan afişler eğitim programının niteliğine göre Üniversite içerisindeki birimlere Merkezden sorumlu Rektör Yardımcısı imzalı üst yazı ile gönderilir

●        Afiş ve duyuru metni üniversite dışındaki kurumlara KEP, posta, kargo ya da elden ulaştırılır

●        Eğitim afiş ve duyuru metni ODÜ ve  ODÜSEM Web sayfalarında sosyal medya hesaplarında duyurulması sağlanır

·         ODÜSEM Kurs Öneri ve Kurs Başvurunun Yapıldığı Yazılım Programı:(https://odusem.odu.edu.tr/)

·         EBYS

●        Üniversite Yönetim Kurulu Kararı (Ücretli durumlarda) veya ODÜSEM Yönetim Kurulu Kararı (Ücretsiz durumlarda) ilgili eğitimci/eğitimcilerin birimlerine EBYS üzerinden gönderilir.

●        Duyurularda ilan edilen tarihlere göre adayların ön kayıtları Bilgi İşlem Daire Başkanlığı tarafından geliştirilmiş ODUSEM kurs başvuru yazılım sistemi (https://odusem.odu.edu.tr/) üzerinden alınır.

●        Program için yeterli kursiyer sayısına ulaşılması halinde sistem üzerinden katılımcılara kesin kayıt yaptırmaları ve kurs ücretli ise kurs ücretini ödemeleri için sms gönderilir.

●        Hedeflenen sayıya ulaşılmadı ise kursun iptal edildiği bilgisi mevcut katılımcılara sms ile ulaştırılır.

●        Kesin kayıtta katılımcılardan;

a)       Program eğer ücretli ise kursun ücretinin ödendiğine dair dekontunu

b)      Öğrenci ise öğrenci belgesini

c)       Kimlik kartı bilgilerini

d)      İndirim uygulanacak ise özel durumunu belirten şehit/gazi yakınlığı derecesi, engelli kartı

gibi belgelerini ODÜSEM e-posta adresine göndermeleri ya da elden teslim etmeleri istenir.

●        Kursun yapılacağı ortam fiziki ise yer veya salon tahsisi için Sağlık Kültür Spor Daire Başkanlığından veya ilgili birimlerden mekân tahsisi talep edilir.

●        Kursun yapılacağı ortam çevrimiçi ise ODUZEM Biriminden bağlantı linki talep edilir.

●        Sınav sonuç ve devam çizelgeleri kontrol edilir.

●        Sertifika veya katılım belgeleri düzenlenerek Sağlık Kültür Daire Başkanlığınca hazırlanması istenir.

●        Çıkartılan sertifika veya katılım belgeleri kontrol edilir.

●        Sertifika veya katılım belgeleri imzaya sunulur.

●        Sertifika veya katılım belgeleri imza karşılığı katılımcılara teslim edilir.

●        Eğitimci/Eğitimciler için Teşekkür Belgesi Düzenlenir

●        Tamamlanan eğitim ODÜSEM Etkinlik Listesine eklenir

●        Eğitim dosyası kapatılır

●        ODÜSEM Kurs Öneri ve Kurs Başvurunun Yapıldığı Yazılım Programı:(https://odusem.odu.edu.tr/)

●        EBYS

●        ODÜSEM Belge Defteri

●        Eğitim gerçekleştikten sonra, döner Sermaye İşletme Müdürlüğü aracılığı ile eğitime katılan katılımcı sayısı ile banka hesabına yatırmaları gereken tutar, bankadan gelen ekstre ile karşılaştırılır

●        Eğitimci/eğitimcilerden en son aldıkları güncel maaş bordroları istenir

●        Eğitimci ödemesi için ODÜSEM hesabına yatan para üzerinden Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünce hesap cetveli hazırlanır

●        Harcama talimatı düzenlenerek ODÜSEM gerçekleştirme görevlisi ve harcama yetkilisinin imzasına sunulur

●        Döner Sermaye İşletme Müdürlüğünce hazırlanan evraklar, harcama talimatı, eğitimcinin maaş bordrosu, ek ödeme katkı payı bordrosu, hesap cetveli, eğitime ilişkin Üniversite Yönetim Kurulu kararı, ödeme emri belgesi ödenmek üzere Defterdarlık Muhasebe Müdürlüğüne Gönderilir

●        Ödeme işlemleri Gerçekleştikten sonra eğitimcinin almış olduğu ek ödeme matrahları KBS sistemindeki maaş matrahları ile birleştirilmesi için EBYS üzerinden ilgili birime gönderilir

●        EBYS