Süreç
PP5.1, R0, Ekim 2024
Kurumsal Yönetim Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ:
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Genel Sekreterlik, REKTÖRLÜK, Ordu Üniversitesi
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Üniversitemizin tüm idari birimlerinin verimli ve uyum içerisinde çalışmasını, Üniversitemiz Senatosu ve Kurullarının sekreterya işlemlerinin ve evrak akışının aksaklık olmadan yürütülmesini, basın yayın ve bilgi edinme faaliyetlerinin etkin bir şekilde yürütülmesini sağlamak
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
Üniversitemiz birimlerinden Senato ve Üniversite Yönetim Kuruluna sunulan yazılar
Yükseköğretime ilişkin üst yönetimin belirleyeceği konular
ODÜ Sosyal ve Beşeri Bilimler Etik Kurulu Başvuruları
ODÜ İş Etik Kurulu Başvuruları
ODÜ Disiplin Kuruluna İtiraz Başvuruları
Üniversitemiz birimlerinden Mevzuat Komisyonuna sunulan yazılar
Yurt içi ve yurt dışı geçici görevlendirme talepleri
Görüş ve Öneri Yazıları
Bireysel müracaat ve talepler
Kurum içi ve kurum dışından gelen yazılar
E-Posta ve Mobil araçlar yoluyla gelen talepler yetkilendirmeler
Havale işlemleri
İş Sağlığı ve Güvenliği Kurullarının kararları
Birim Risk Değerlendirmesi
İşyeri Kontrol Listesi
Acil Durum Planı
İş Kazaları ve Meslek Hastalıkları
İş Güvenliği Uzmanı, İşyeri Hekimi ve
Çalışan Temsilcisi Görevlendirme Yazıları
Ortak Sağlık Güvenlik Birimi Hizmet Talep Yazısı
İşe Giriş ve Periyodik Muayene Formu
Çalışanların Sağlık Tetkik Sonuçları
Ofis Ortamı
Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları
İnsan Kaynağı
ÜBYS
KAYSİS
Yasal Mevzuat
Fiziki Mekân/Toplantı Salonları
Web Sayfası
E-İmza
Zimmet Defteri
Kep (Kayıtlı Elektronik Posta)
Kararlar veritabanı
ÜBYS Yardım Dokümanları
İSG-KATİP Sistemi
Sosyal Güvenlik Kurumu E-SGK Sistemi
Kurul/ Komisyon Kararları
Kurum içi ve Kurum dışına giden yazılar
Kayıt Edilen Evrak
Üretilen Belge
Arşivlenen Belge
Yönetilen Doküman
Zimmetlenmiş Evrak
Havale edilen evrak
İş Sağlığı ve Güvenliği Kurullarının kararları
Birim Risk Değerlendirme Raporu
Acil Durum Planı
Tahliye Planı
İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimi Katılım Tutanağı
Tatbikat tutanağı
İş Kazası ve Meslek Hastalığı Bildirim Formu
OSGB ve Birim Arasında Hizmet Sözleşmesi
İşe Giriş ve Periyodik Muayene Formu
Evrak
Takvim
Ajanda
Afiş
Dergi
Kitap-Kitapçık
Broşür
Etiket
Davetiye
Stiker
Web Slider
Sertifika
Katılım Belgesi
Fidan Sertifikası
Teşekkür Belgesi
Haber
Fotoğraf
Video
CD/DVD
Gazete
Web Haber
Basın Açıklaması
Promosyon Malzemeleri
Faaliyetler
F5.1.1 Basın Yayın Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz birimlerindeki faaliyetlerle ilgili olarak haber toplamak, kitle iletişim araçlarını kullanarak haber yaymak, çeşitli tekniklerle Üniversitemizin tanıtımını yapmak ve bu suretle kamuoyunu bilgilendirmek, protokolle ilgili işleri yürütmek, Rektörlük tarafından organize edilen tüm etkinleri takip etmek.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Haber takip ve yayımlama süreci
- Etkinlik takip ve yayımlama süreci
- Duyuru takip ve yayımlama süreci
-
Bülten
-
Evrak Arşivleme
-
ÜBYS
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F5.1.2 Kurul Komisyon Sekretarya İşlemleri
Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz misyon, vizyon ve hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini etkin, verimli ve tüm birimlerimizle koordineli bir şekilde yürütmek ve Üniversitemizin üst düzey karar organı olan Senato ve Üniversite Yönetim Kurulunda alınan kararları ilgili birim ve kişilere ulaşmasını sağlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Üniversite Senatosu Sekretarya İşlemleri
- Üniversite Yönetim Kurulu Sekretarya İşlemleri
- Disiplin Kurulu Sekretarya İşlemleri
- Etik Kurullar Sekretarya İşlemleri
-
ÜBYS
-
Kurum Web sayfası
-
Kararlar Veritabanı
- ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri:
F5.1.3 Yazı İşleri ve Evrak Yönetimi
Faaliyetin Amacı: Ordu Üniversitesindeki yazışma ve iletişim süreçlerinin elektronik ortama aktarmak suretiyle kurumsal arşiv oluşturmak kurum içi ve dışı gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde Elektronik Belge Sistemi kullanmak, gelen belgeleri kayıt ve havale yoluyla işleme almak aynı zamanda bilgi belge alışverişinin etkin, hızlı güvenli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Fiziksel evrakın ÜBYS’ye kayıt İşlemi
- Kurum içi ve dışından ÜBYS’ye gelen evrakın havalesi
- Fiziksel kayıt olan evrakın zimmet işlemi
-
ÜBYS
- ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri:
F5.1.4 EBYS Yönetimi Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Ordu Üniversitesindeki yazışma ve iletişim süreçlerinin elektronik ortama aktarmak suretiyle kurumsal arşivin oluşturmak kurum içi ve dışı gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde Elektronik Belge Sistemi kullanmak, gelen belgeleri kayıt ve havale yoluyla işleme almak aynı zamanda bilgi belge alışverişinin etkin, hızlı güvenli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- KEP'e gelen evrakların kayıt ve havale işlemleri
- KEP ile gönderilen evrakın mühür ve postalama işlemleri
-
ÜBYS
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri:
F5.1.5 Arşiv Yönetimi Faaliyeti
Faaliyetin Amacı: Ondokuz Mayıs Üniversitesindeki yazışma ve iletişim süreçlerinin elektronik ortama aktarılması suretiyle kurumsal arşivin oluşturulması kurum içi ve dışı gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde Elektronik Belge Sistemi kullanılarak, gelen belgelerin kaydı havalesi ve işleme alınması aynı zamanda bilgi belge alışverişinin etkin, hızlı güvenli bir şekilde yürütmektir.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Standart dosya planına göre belgenin dosyalanması,
- Belgelerin saklama süreleri sonunda imhası
- Belgelerin kurum arşivinde elektronik olarak arşivlenmesi
- ÜBYS
- ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri:
F5.1.6 Bilgi Edinme
Faaliyetin Amacı: Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak kişilerin bilgi edinme hakkını kullanmalarına yardımcı olmak.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Gelen Bilgi Edinme Başvurularının kayıt ve yazışma işlemleri
- CİMER portaldan gelen başvurularının alınması ve yazışma işlemleri
- ÜBYS üzerinden gelen cevap yazılarının düzenlenip imzaya sunulması
- İmzadan çıkan yazıların sisteme ve kişilere dönüşünün yapılması
-
CİMER Portal
-
Bilgi Edinme Arşiv
-
Web Sayfası
-
Evrak Arşivi
-
ÜBYS
-
ÜNİKYS
İzleme Kriterleri:
F5.1.7 İş Sağlığı ve Güvenliği Çalışmaları ve Koordinasyonu
Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz çalışanlarına, öğrencilerine ve ziyaretçilerine sağlıklı ve güvenli bir çalışma ve eğitim-öğretim ortamı sunmak üzere birimlerimizde yürütülen İş Sağlığı ve Güvenliği çalışmalarını koordine etmek ve çalışmaların ilgili mevzuata uygun yürütülmesini sağlamak.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
- Çalışanların Sağlık Gözetimi Faaliyetlerinin Koordinasyonu
- Çalışanların İSG Eğitimlerinin Verilmesi Faaliyetlerinin Koordinasyonu
- Birimlerin Risk Değerlendirmesi Faaliyetlerinin Koordinasyonu
- Birimlerin Acil Durum Planı Hazırlama Faaliyetlerinin Koordinasyonu
- İş Sağlığı ve Güvenliği Üst Kurulu’nun Sekretarya Faaliyetleri
-
İSG Katip Sistemi
-
Onaylı Defter
-
ÜBYS
-
ÜNİKYS
-
Fiziki Arşiv
İzleme Kriterleri:
F5.1.8 Yönetim Etkinlikleri
Faaliyetin Amacı: Üst Yönetim tarafından gerçekleştirilen etkinliklerin planlanması ve izlenmesi
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler:
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Etkinliklerin planlanması
Etkinliklerin gerçekleştirilmesi
Etkinliklerin kayıt altına alınması ve izlenmesi
Etkinliklerin değerlendirilmesi
ÜNİKYS
Elektronik Ortam
ÜBYS
İzleme Kriterleri:
Kurumsal Yönetim Süreci
| SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: | ||
| SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Genel Sekreterlik, REKTÖRLÜK, Ordu Üniversitesi | ||
| YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev tanımlarında belirlenmiştir. | ||
| SÜRECİN AMACI: Üniversitemizin tüm idari birimlerinin verimli ve uyum içerisinde çalışmasını, Üniversitemiz Senatosu ve Kurullarının sekreterya işlemlerinin ve evrak akışının aksaklık olmadan yürütülmesini, basın yayın ve bilgi edinme faaliyetlerinin etkin bir şekilde yürütülmesini sağlamak | ||
| GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
|---|---|---|
Üniversitemiz birimlerinden Senato ve Üniversite Yönetim Kuruluna sunulan yazılar Yükseköğretime ilişkin üst yönetimin belirleyeceği konular ODÜ Sosyal ve Beşeri Bilimler Etik Kurulu Başvuruları ODÜ İş Etik Kurulu Başvuruları ODÜ Disiplin Kuruluna İtiraz Başvuruları Üniversitemiz birimlerinden Mevzuat Komisyonuna sunulan yazılar Yurt içi ve yurt dışı geçici görevlendirme talepleri Görüş ve Öneri Yazıları Bireysel müracaat ve talepler Kurum içi ve kurum dışından gelen yazılar E-Posta ve Mobil araçlar yoluyla gelen talepler yetkilendirmeler Havale işlemleri İş Sağlığı ve Güvenliği Kurullarının kararları Birim Risk Değerlendirmesi İşyeri Kontrol Listesi Acil Durum Planı İş Kazaları ve Meslek Hastalıkları İş Güvenliği Uzmanı, İşyeri Hekimi ve Çalışan Temsilcisi Görevlendirme Yazıları Ortak Sağlık Güvenlik Birimi Hizmet Talep Yazısı İşe Giriş ve Periyodik Muayene Formu Çalışanların Sağlık Tetkik Sonuçları |
Ofis Ortamı Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları İnsan Kaynağı ÜBYS KAYSİS Yasal Mevzuat Fiziki Mekân/Toplantı Salonları Web Sayfası E-İmza Zimmet Defteri Kep (Kayıtlı Elektronik Posta) Kararlar veritabanı ÜBYS Yardım Dokümanları İSG-KATİP Sistemi Sosyal Güvenlik Kurumu E-SGK Sistemi |
Kurul/ Komisyon Kararları Kurum içi ve Kurum dışına giden yazılar Kayıt Edilen Evrak Üretilen Belge Arşivlenen Belge Yönetilen Doküman Zimmetlenmiş Evrak Havale edilen evrak İş Sağlığı ve Güvenliği Kurullarının kararları Birim Risk Değerlendirme Raporu Acil Durum Planı Tahliye Planı İş Sağlığı ve Güvenliği Eğitimi Katılım Tutanağı Tatbikat tutanağı İş Kazası ve Meslek Hastalığı Bildirim Formu OSGB ve Birim Arasında Hizmet Sözleşmesi İşe Giriş ve Periyodik Muayene Formu Evrak Takvim Ajanda Afiş Dergi Kitap-Kitapçık Broşür Etiket Davetiye Stiker Web Slider Sertifika Katılım Belgesi Fidan Sertifikası Teşekkür Belgesi Haber Fotoğraf Video CD/DVD Gazete Web Haber Basın Açıklaması Promosyon Malzemeleri |
F5.1.1 Basın Yayın Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz birimlerindeki faaliyetlerle ilgili olarak haber toplamak, kitle iletişim araçlarını kullanarak haber yaymak, çeşitli tekniklerle Üniversitemizin tanıtımını yapmak ve bu suretle kamuoyunu bilgilendirmek, protokolle ilgili işleri yürütmek, Rektörlük tarafından organize edilen tüm etkinleri takip etmek. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.1.2 Kurul Komisyon Sekretarya İşlemleri
| Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz misyon, vizyon ve hedefleri doğrultusunda faaliyetlerini etkin, verimli ve tüm birimlerimizle koordineli bir şekilde yürütmek ve Üniversitemizin üst düzey karar organı olan Senato ve Üniversite Yönetim Kurulunda alınan kararları ilgili birim ve kişilere ulaşmasını sağlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.1.3 Yazı İşleri ve Evrak Yönetimi
| Faaliyetin Amacı: Ordu Üniversitesindeki yazışma ve iletişim süreçlerinin elektronik ortama aktarmak suretiyle kurumsal arşiv oluşturmak kurum içi ve dışı gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde Elektronik Belge Sistemi kullanmak, gelen belgeleri kayıt ve havale yoluyla işleme almak aynı zamanda bilgi belge alışverişinin etkin, hızlı güvenli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.1.4 EBYS Yönetimi Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Ordu Üniversitesindeki yazışma ve iletişim süreçlerinin elektronik ortama aktarmak suretiyle kurumsal arşivin oluşturmak kurum içi ve dışı gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde Elektronik Belge Sistemi kullanmak, gelen belgeleri kayıt ve havale yoluyla işleme almak aynı zamanda bilgi belge alışverişinin etkin, hızlı güvenli bir şekilde yürütülmesini sağlamaktır. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.1.5 Arşiv Yönetimi Faaliyeti
| Faaliyetin Amacı: Ondokuz Mayıs Üniversitesindeki yazışma ve iletişim süreçlerinin elektronik ortama aktarılması suretiyle kurumsal arşivin oluşturulması kurum içi ve dışı gerçek ve tüzel kişilerle yapılan yazışmalar ile diğer iş ve işlemlerde Elektronik Belge Sistemi kullanılarak, gelen belgelerin kaydı havalesi ve işleme alınması aynı zamanda bilgi belge alışverişinin etkin, hızlı güvenli bir şekilde yürütmektir. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.1.6 Bilgi Edinme
| Faaliyetin Amacı: Bilgi Edinme Kanunu çerçevesinde demokratik ve şeffaf yönetimin gereği olan eşitlik, tarafsızlık ve açıklık ilkelerine uygun olarak kişilerin bilgi edinme hakkını kullanmalarına yardımcı olmak. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.1.7 İş Sağlığı ve Güvenliği Çalışmaları ve Koordinasyonu
| Faaliyetin Amacı: Üniversitemiz çalışanlarına, öğrencilerine ve ziyaretçilerine sağlıklı ve güvenli bir çalışma ve eğitim-öğretim ortamı sunmak üzere birimlerimizde yürütülen İş Sağlığı ve Güvenliği çalışmalarını koordine etmek ve çalışmaların ilgili mevzuata uygun yürütülmesini sağlamak. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
|
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F5.1.8 Yönetim Etkinlikleri
| Faaliyetin Amacı: Üst Yönetim tarafından gerçekleştirilen etkinliklerin planlanması ve izlenmesi | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
Etkinliklerin planlanması
Etkinliklerin gerçekleştirilmesi
Etkinliklerin kayıt altına alınması ve izlenmesi
Etkinliklerin değerlendirilmesi
|
ÜNİKYS
Elektronik Ortam
ÜBYS
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||