Süreç
PP4.11, R0, Eylül 2025
Öğrenci İşleri Süreci
SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ:
SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev Tanımlarında Belirlenmiştir.
SÜRECİN AMACI: Öğrenci İşleri Sürecinde yürütülen iş ve faaliyetlerin doğru ve eksiksiz yürütülmesi amacıyla yapılan tüm hizmetin toplumsal faydaya dönüştürmek
GİRDİLER
KAYNAKLAR
ÇIKTILAR
Rektörlük Yazıları
Akademik Birimlerden Gelen Yazılar
Dilekçe ve Başvuru Evrakları
Kurum/Kuruluşlarla Yapılan Yazışmalar
Rapor/İzin Formları
ÖSYM Yerleştirme Belgeleri
Yabancı Uyruklu Öğrenci Yerleştirme Belgeleri (YÖS vb.)
Kanuni Yükümlülükten Kaynaklanan Bilgilendirmeler (Göç İdaresi, Askerlik Şubesi, KYK vb.)
ODÜ İş Takvimi
Ofis Ortamı
Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları
İnsan Kaynağı
EBYS
Eğitim Materyalleri
Fiziki Mekân
Enerji (Doğalgaz, Elektrik vb.)
Yasal Mevzuat
ÜNİPA Yazılımı
ODÜ UNİKYS Yazılımı
YÖKSİS
KAYSİS
Mali Yönetim Sistemi (MYS)
Çift Anadal – Yan Dal Başvuru Sistemi
Yatay Geçiş Başvuru Sistemi
Özel Yetenek Sınavı Başvuru Sistemi
YÖS Başvuru ve Yerleştirme Sistemi
Mezuniyet Belgeleri (Diploma, Diploma Eki vb.)
Eğitim-Öğretim Faaliyetlerine İlişkin Duyuru / Bilgilendirme / Güncellemeler
Belge (Transkript, Öğrenci Belgesi vb.)
Öğrenciye Özel Dokümanlar
Öğrenci İşlerine Ait Veriler ve Raporlar
Faaliyetler
F4.11.1 Akademik takvim işlemleri
Faaliyetin Amacı: Akademik takvimin eğitim-öğretim planlamasına uygun olarak yürütmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
● İlgili Birimlerden akademik takvimlerin talep edilmesi.
● Senatoya sunulması.
● Senato onayından sonra bütün birimlere dağıtım yapılıp, Üniversite web sayfasında ilan edilmesi.
EBYS
ÜNİPA Yazılımı
YÖKSİS
Dijital Ortam
ÜNİKYS
Fiziki Arşiv
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F4.11.2 Kontenjan işlemleri
Faaliyetin Amacı: Doğru ve zamanında kontenjan işlenip eğitim altyapısı olan birime öğrenci yerleştirmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
İlgili Birimlerden kontenjanların talep edilmesi
Senatoya sunulması
Senato onayından sonra YÖKSİS Bilgi Sistemine işlenilmesi
EBYS
UNİPA Yazılımı
YÖKSİS
UNİKYS
Dijital Ortam
Fiziki Arşiv
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F4.11.3 Kayıt işlemleri (DGS, Uluslararası öğrenciler, ek yerleştirme, yatay geçiş, af, özel öğrenci, özel yetenek vb.) / Çift anadal / yandal işlemleri
F4.11.4 Özel öğrenci işlemleri
Faaliyetin Amacı: Özel öğrencilikle ilgili yapılan başvuruların değerlendirilmek, sonuçlandırılmak ve yayınlamak
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
İlgili akademik birimlerden gelen özel öğrenci talepleri incelenir.
Senatoya sunulur.
Senato onayından sonra ilgili Birimlere iletilir.
Sağlık Bilimleri Enstitüsü Lisansüstü Özel Öğrenci Başvuru Dilekçesi
Sağlık Bilimleri Enstitüsü Özel Öğrenci Kayıt ve Ders Bildirim Formu
EBYS
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F4.11.5 Not girişi (tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi) işlemleri.
F4.11.6 Mezuniyet, diploma, diploma eki işlemleri
Faaliyetin Amacı: Mezuniyet işlemlerinin yapıldıktan sonra diploma ve mezuniyet belgelerinin düzenlenmesine ilişkin çalışmaların tamamının hızlı ve etkin bir şekilde yapılması
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Mezun olmaya hak kazanan öğrencilerin durumları transkript belgelerinden incelendikten sonra öğrenci mezuniyetlerinin yapılması.
Mezuniyet tarihleri sisteme işlendikten sonra öğrencilere verilecek olan diploma, diploma eki belgelerinin hazırlanması. (Sağlık programlarından mezun olan öğrencilerin diplomaları İl Sağlık Müdürlüklerine ve Sağlık Bakanlığına gönderilmesi.)
Arşivlenen diplomaların öğrencilerin talep etmeleri durumunda teslim edilmesi
EBYS
UNİPA Yazılımı
YÖKSİS
UNİKYS
Dijital Ortam
Fiziki Arşiv
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F4.11.7 Öğrenci burs işlemleri
Faaliyetin Amacı: Öğrencilerin öğrenim hayatı boyunca alacak oldukları burslara ilişkin yapılacak olan çalışmalar.
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Üniversite Vakfı ve özel kuruluşlarca verilecek olan burslara ilişkin başvuru şartları ve tarihlerinin web sayfamızdan ve sosyal medyadan duyurulması.
Burs almaya hak kazanan öğrencilerin listelerinin ilgili Birimlere iletilmesi
Öğrencilere ödenecek olan burslara ait ücretlerin aktarımın yapılması için Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile yazışma yapılması
Yazışma sonrasında hesaplara aktarılan ücretin bankaya ve öğrenci hesaplarına yatırılması
EBYS
UNİPA Yazılımı
YÖKSİS
UNİKYS
MYS
Dijital Ortam
Fiziki Arşiv
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
F4.11.8 Öğrenci özlük işlemleri ve belge işlemleri
Faaliyetin Amacı: Öğrenci özlük ve belge işlemlerini yürütmek
Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı
Faaliyet Adımları
Görevli
Bilgi/Tarif Dokümanları
Kayıt Ortamı
Öğrenci belge ve özlük işlemleri için belge talep edilmesi
Talep edilen belgenin hazırlanıp ilgili öğrenciye teslim edilmesi
EBYS
UNİPA Yazılımı
YÖKSİS
UNİKYS
Dijital Ortam
Fiziki Arşiv
Web Sayfası
İzleme Kriterleri:
Öğrenci İşleri Süreci
| SÜREÇ KOORDİNATÖRÜ: | ||
| SÜREÇTEN SORUMLU BİRİMLER: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | ||
| YETKİ VE SORUMLULUKLAR: Görev Tanımlarında Belirlenmiştir. | ||
| SÜRECİN AMACI: Öğrenci İşleri Sürecinde yürütülen iş ve faaliyetlerin doğru ve eksiksiz yürütülmesi amacıyla yapılan tüm hizmetin toplumsal faydaya dönüştürmek | ||
| GİRDİLER | KAYNAKLAR | ÇIKTILAR |
|---|---|---|
Rektörlük Yazıları Akademik Birimlerden Gelen Yazılar Dilekçe ve Başvuru Evrakları Kurum/Kuruluşlarla Yapılan Yazışmalar Rapor/İzin Formları ÖSYM Yerleştirme Belgeleri Yabancı Uyruklu Öğrenci Yerleştirme Belgeleri (YÖS vb.) Kanuni Yükümlülükten Kaynaklanan Bilgilendirmeler (Göç İdaresi, Askerlik Şubesi, KYK vb.) ODÜ İş Takvimi |
Ofis Ortamı Teknolojik Altyapı, Donanım ve Ofis Yazılımları İnsan Kaynağı EBYS Eğitim Materyalleri Fiziki Mekân Enerji (Doğalgaz, Elektrik vb.) Yasal Mevzuat ÜNİPA Yazılımı ODÜ UNİKYS Yazılımı YÖKSİS KAYSİS Mali Yönetim Sistemi (MYS) Çift Anadal – Yan Dal Başvuru Sistemi Yatay Geçiş Başvuru Sistemi Özel Yetenek Sınavı Başvuru Sistemi YÖS Başvuru ve Yerleştirme Sistemi |
Mezuniyet Belgeleri (Diploma, Diploma Eki vb.) Eğitim-Öğretim Faaliyetlerine İlişkin Duyuru / Bilgilendirme / Güncellemeler Belge (Transkript, Öğrenci Belgesi vb.) Öğrenciye Özel Dokümanlar Öğrenci İşlerine Ait Veriler ve Raporlar |
F4.11.1 Akademik takvim işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Akademik takvimin eğitim-öğretim planlamasına uygun olarak yürütmek | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
● İlgili Birimlerden akademik takvimlerin talep edilmesi. ● Senatoya sunulması. ● Senato onayından sonra bütün birimlere dağıtım yapılıp, Üniversite web sayfasında ilan edilmesi. |
EBYS ÜNİPA Yazılımı YÖKSİS Dijital Ortam ÜNİKYS Fiziki Arşiv Web Sayfası |
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.11.2 Kontenjan işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Doğru ve zamanında kontenjan işlenip eğitim altyapısı olan birime öğrenci yerleştirmek | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
İlgili Birimlerden kontenjanların talep edilmesi Senatoya sunulması Senato onayından sonra YÖKSİS Bilgi Sistemine işlenilmesi |
EBYS
UNİPA Yazılımı
YÖKSİS
UNİKYS
Dijital Ortam
Fiziki Arşiv
Web Sayfası |
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.11.3 Kayıt işlemleri (DGS, Uluslararası öğrenciler, ek yerleştirme, yatay geçiş, af, özel öğrenci, özel yetenek vb.) / Çift anadal / yandal işlemleri
F4.11.4 Özel öğrenci işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Özel öğrencilikle ilgili yapılan başvuruların değerlendirilmek, sonuçlandırılmak ve yayınlamak | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
İlgili akademik birimlerden gelen özel öğrenci talepleri incelenir.
Senatoya sunulur.
Senato onayından sonra ilgili Birimlere iletilir.
|
Sağlık Bilimleri Enstitüsü Lisansüstü Özel Öğrenci Başvuru Dilekçesi Sağlık Bilimleri Enstitüsü Özel Öğrenci Kayıt ve Ders Bildirim Formu |
EBYS
Web Sayfası |
|
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.11.5 Not girişi (tek ders, yabancı dil muafiyet, not düzeltme, not bildirimi, muafiyet notları, ek sınav not bildirimi) işlemleri.
F4.11.6 Mezuniyet, diploma, diploma eki işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Mezuniyet işlemlerinin yapıldıktan sonra diploma ve mezuniyet belgelerinin düzenlenmesine ilişkin çalışmaların tamamının hızlı ve etkin bir şekilde yapılması | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
Mezun olmaya hak kazanan öğrencilerin durumları transkript belgelerinden incelendikten sonra öğrenci mezuniyetlerinin yapılması.
Mezuniyet tarihleri sisteme işlendikten sonra öğrencilere verilecek olan diploma, diploma eki belgelerinin hazırlanması. (Sağlık programlarından mezun olan öğrencilerin diplomaları İl Sağlık Müdürlüklerine ve Sağlık Bakanlığına gönderilmesi.)
|
UNİPA Yazılımı
YÖKSİS
UNİKYS
Dijital Ortam
Fiziki Arşiv
Web Sayfası |
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.11.7 Öğrenci burs işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Öğrencilerin öğrenim hayatı boyunca alacak oldukları burslara ilişkin yapılacak olan çalışmalar. | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
Üniversite Vakfı ve özel kuruluşlarca verilecek olan burslara ilişkin başvuru şartları ve tarihlerinin web sayfamızdan ve sosyal medyadan duyurulması.
Burs almaya hak kazanan öğrencilerin listelerinin ilgili Birimlere iletilmesi
Öğrencilere ödenecek olan burslara ait ücretlerin aktarımın yapılması için Üniversitemiz Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı ile yazışma yapılması
Yazışma sonrasında hesaplara aktarılan ücretin bankaya ve öğrenci hesaplarına yatırılması |
EBYS
UNİPA Yazılımı
YÖKSİS
UNİKYS
MYS
Dijital Ortam
Fiziki Arşiv
Web Sayfası
|
||
| İzleme Kriterleri: | |||
F4.11.8 Öğrenci özlük işlemleri ve belge işlemleri
| Faaliyetin Amacı: Öğrenci özlük ve belge işlemlerini yürütmek | |||
| Faaliyetin Yürütüldüğü Birimler: Öğrenci İşleri Daire Başkanlığı | |||
| Faaliyet Adımları | Görevli | Bilgi/Tarif Dokümanları | Kayıt Ortamı |
|---|---|---|---|
Öğrenci belge ve özlük işlemleri için belge talep edilmesi
Talep edilen belgenin hazırlanıp ilgili öğrenciye teslim edilmesi |
EBYS
UNİPA Yazılımı
YÖKSİS
UNİKYS
Dijital Ortam
Fiziki Arşiv
Web Sayfası |
||
| İzleme Kriterleri: | |||